Charge( de projet evenementiel

Rejoignez notre équipe dynamique et engagez-vous dans la réalisation d'événements exceptionnels au sein d'un environnement empreint de valeurs de paix, de tolérance et de solidarité, héritage des idéaux fondateurs de la Cité internationale.


Le/la chargé(e) de projet événementiel répond à la demande du client, propose une solution, met en œuvre et assure le suivi des évènements, dans le cadre d’évènements commerciaux, institutionnels, ou publiques. Il/elle établit un devis, coordonne, planifie, et contrôle les différentes tâches liées à l’organisation de l’événement. Il assure le lien entre la Fondation et les différents intervenants.





Vos principales activités seront les suivantes :



Développement d’activité - Analyse du besoin et conseil

* Mettre en œuvre la politique commerciale de la Fondation (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de la Fondation
* Mettre en œuvre les plans d’action en fonction des objectifs définis (prospection, taux d’occupation, marge,…)
* Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d’organisation
* Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière
* Présenter le projet pour validation


Développement commercial

* Prospection de nouveaux clients, suivi et fidélisation du portefeuille, identification d’opportunités et contribution à la croissance de l’activité



Gestion administrative et commerciale du dossier

* Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client
* Elaborer les conventions et contractualiser l’opération avec le client (devis, arrhes)
* Suivre et garantir le versement des arrhes en collaboration avec l’assistant(e)
* Clôturer l’évènement, élaborer le procès-verbal de l’évènement et transmettre le dossier pour facturation
* Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l’événement par rapport aux objectifs définis
* Participer aux réunions commerciales et préparer les reportings


Production et coordination des évènements

* Elaborer techniquement l’événement et planifier son organisation
* Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces) et déjeuner test
* Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production
* Effectuer les demandes d’état des lieux auprès des services interne
* Mettre à jour les informations dans le logiciel AGORA
* Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité)
* Superviser, coordonner l’évènement sur site


Coordination des prestations additionnelles externes

* Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d’accueil, nettoyage, sécurité, team building…)
* Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande
* Coordonner l’organisation de l’évènement avec les prestataires
* Superviser le prestataire sur site
* Suivre la facturation des prestataires


Veille

* Participer à la veille juridique sur les supports du service (factures, conditions générales de ventes…)
* Connaître le marché, les acteurs, et l’état de la concurrence dans le secteur évènementiel
* Benchmarker les prestations et tarifs
* Participer à la démarche d’amélioration continue (enquêtes clients, produits)


Profil recherché:

* Nous recherchons un profil Bac 3 à bac+5 - évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme
* 5 ans d’expérience à un poste similaire
* Maîtrise du logiciel Ungerboeck Software est un plus
* Organisation, rigueur, Autonomie


Rémunération et avantages:

* Rémunération : selon profil
* 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté
* Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté
* Plusieurs points de restaurations
* Une mutuelle d’entreprise avec un contrat familial
* Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et 21 jours de RTT
* 1 jour de télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté
* Un CSE dynamique