Assistant ou assistante de gestion administrative

La commune de THIVARS (1133 habitants) recherche un (e) assistant (e) de service à la population à temps complet suite au départ en retraite de l’assistante actuelle

- Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l’urbanisme, les affaires scolaires et périscolaires, le cimetière, etc...
- Accueil téléphonique.
- Assurer le secrétariat de mairie : courriers, rédaction d'actes, urbanisme, ressources humaines, etc.
- Gérer la comptabilité (préparation et exécution budgétaire).
- Gérer la location de salles municipales (gestion et suivi du planning, contrat, remise des clés).
- Assister la secrétaire générale.
- S'assurer du respect de la réglementation spécifique des établissements recevant du public, notamment celle en matière de sécurité incendie.
- Réaliser le classement et l'archivage.

• Niveau BAC ou BAC +2

• Permis de conduire

• Formation en secrétariat, assistanat de direction, assistanat de gestion ou équivalent

• Et/ou expérience dans un poste similaire au sein d’une collectivité

SAVOIRS :

Connaître :
- les domaines de compétences des communes et leur organisation,
- le statut de la Fonction Publique Territoriale,
- les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs,
- le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- les règles en comptabilité
- l’utilisation des logiciels BERGER LEVRAULT, des d'applications de dématérialisation : Hélios, ACTES, des outils bureautiques
- les technologies de l'information et de la communication ; Logiciels spécifiques ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique
- les techniques de secrétariat et rédactionnelles et du vocabulaire professionnel
- les techniques de recherche documentaire

SAVOIR FAIRE :
- accueillir, renseigner, conseiller et orienter le public ;
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- être réactif aux demandes urgentes ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- bonne qualité rédactionnelle ;

SAVOIR ETRE :
- être autonome ; savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public ;
- être rigoureux, disponible et discret ;
- faire preuve de bienveillance ;
- avoir une attitude positive et souriante.
- Avoir l’esprit d’équipe
- Avoir le goût du contact et l’accueil du public
- Avoir le sens de l’organisation