Mission france – assistant.e logistique et finance (h/f) - marseille

Descriptif du poste

L’assistant.e logistique et finance de la base de Marseille exerce ses fonctions sous l’autorité de la Coordinatrice terrain logistique et finance de la zone Sud (Marseille et Toulouse) et travaille en collaboration avec les équipes programmes : techniques EHA (Eau, Hygiène et Assainissement) et de mobilisation communautaire.

Liste des principales responsabilités :

1. Assister le.la responsable log-fin dans la connaissance du marché et la mise à jour des outils liés aux achats dans le respect des règles des bailleurs de fonds
2. Assurer les commandes programmes et logistiques ainsi que le suivi des achats
3. Assurer le transport de marchandises, la livraison des achats et le stockage des marchandises avant l’intervention des équipes techniques
4. Assister le.la responsable log-fin dans la recherche de fournisseurs
5. Assurer l’archivage et la centralisation des documents logistiques
6. Assurer la mise à jour des journaux comptables et l’archivage des pièces comptables
7. Effectuer le suivi de la facturation et faire les prépaiements

Détail des tâches :

ACHATS

8. Assister le.la responsable log-fin dans l’étude des marchés français et la recherche de fournisseurs et de donations
9. Participer à la préparation des dossiers d’achats via la plateforme LINK dans le respect des procédures d’achat de SI
10. Suivre les dossiers d’achat et s’assurer de leur bonne réception dans les espaces de stockage de la mission
11. Se déplacer sur le terrain si nécessaire pour le suivi des achats, la recherche de fournisseurs et la mise en œuvre de distributions
12. Mettre en œuvre le transport des marchandises entre les zones d’intervention
13. Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
14. Participer à la préparation du pack logistique mensuel

TRANSPORT

15. Faciliter les déplacements des membres de sa zone en préparant les réservations de trains / hôtels
16. Assister le.la responsable logistique et finance dans l’organisation de fret inter base
17. Participer au suivi des mouvements de carburant et de la flotte motorisée

STOCKAGE

18. Assurer l’inventaire de stock avec la responsable logistique et finance
19. Informer les équipes programme d’une arrivée de produits en stock

COMPTABILITE

Assister le.la responsable logistique et finance dans toutes les tâches comptables :

20. Collecter puis compiler tous les suivis de carte bancaire individuels (journaux) de sa zone
21. Vérifier et archiver les documents justificatifs
22. Compiler les journaux, vérifier la cohérence des informations analytiques et la bonne allocation des dépenses
23. Rassembler tous les éléments du pack comptable pour l’envoi mensuel au responsable logistique et finance
24. Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle

GESTION FINANCIERE

25. Participer à la vérification du suivi budgétaire de la mission
26. Participer à la vérification des OFU (Operational follow up) et LFU (Logistics follow up) avec les écritures passées en comptabilité
27. Aider à la préparation des audits financiers

GENERAL

28. Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
29. Apporter un soutien à l’ensemble des zones en fonction des demandes
30. Assurer l’archivage des documents logistiques et financiers de sa zone

Participer à la constitution des pack logistiques et financiers mensuels

Votre profil

31. Issu.e d’une formation de logistique humanitaire, comptabilité et/ou gestion financière, gestion de projet, développement, relations internationales, sciences politiques
32. Excellente connaissance du pack Microsoft Office (Word et Excel principalement)
33. Très bonnes capacités d’analyse et de rédaction
34. Bonnes capacités de synthèse et de priorisation
35. Proactivité et esprit critique
36. Organisation et anticipation
37. Compétences relationnelles
38. Capacité à travailler sous pression
39. Intérêt pour le contexte : l’accès à l’eau sur le territoire français
40. Engagement envers les principes et le travail de Solidarités International

Si vous offrira les conditions suivantes

41. Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy, métro Mairie de Clichy

42. Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
43. Gratification : 4,90 euros/ heure
44. La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = h, soit 22 jours de 7h/jour)
45. Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
46. Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%

Objectifs du stage :

47. Découvrir une mission au sein d’une ONG et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
48. Découvrir les activités sur le terrain par des déplacements en France métropolitaine sur les différents sites d’intervention
49. Découvrir les différentes professions sur le terrain
50. Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
51. Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
52. Découvrir et mettre en pratique les différentes procédures d’achat
53. Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
54. Découvrir les différents outils de suivi financier