Responsable administratif-ve de la direction de la formation tout au long de la vie

La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Présentation de la Direction : Direction Formation tout au long de la vie

La Direction FTLV de la Faculté des Lettres est composée de 16 agents. Elle est chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre d’actions de formation à caractère professionnel et/ou général ou culturel telles que les conférences grand public ou l’université d’été.

Mission : La ou le responsable administratif de la direction de la formation tout au long de la vie est amené(e) à accomplir les missions suivantes sous l'autorité du directeur :

Activités principales :

1. Organiser et coordonner le fonctionnement du pôle administratif et technique de la Direction, sous l’autorité du directeur de la formation tout au long de la vie ;
2. Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution, ainsi que la régie de recettes de l’ensemble de la direction :
* Contrôler et analyser l’exécution budgétaire (en recettes et en dépenses) en continu.
* Intégrer une démarche en coûts complets (travail à mener en collaboration avec la direction de l’aide au pilotage, la direction des affaires financières, le contrôle de gestion et l’agence comptable).
* Mettre en œuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offres.
1. Superviser et coordonner les actions de communication interne et externe de la direction.
2. Organiser et coordonner des missions et les fonctions de logistique à l’échelle de la direction.
3. Organiser et coordonner l’accueil de premier niveau du public de la direction.
4. Assurer l’interface avec les services centraux et les directions de la Faculté des Lettres sur les fonctions administratives et financières.
5. Assurer l’encadrement de l’équipe du pôle administratif et technique :
* Coordonner et superviser les activités du pôle.
* Assurer la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines pour les personnels rattachés sous sa responsabilité.
6. Coordonner le suivi des dossiers des intervenants extérieurs.
7. Participer à la mise en place d’une démarche qualité.
8. Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.

Encadrement : OUI, Nb agents encadrés par catégorie : 4 A - 1 B

Connaissances transversales requises :

* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
* Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
* Organisation et connaissance du champ de la formation professionnelle continue souhaitée.

Savoir-faire :

* Maîtrise des procédures d’élaboration budgétaire et des circuits financiers.
* Capacité d’organisation et de pilotage.
* Savoir sensibiliser aux enjeux du domaine.

Savoir-être :

* Bon relationnel et sens du travail en équipe.
* Dynamisme, disponibilité et réactivité.
* Sens de l’analyse et force de proposition.

Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Rémunération : 27312,00€ à 42720,00€ par an

Avantages :

* Crèche d'entreprise
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT

Horaires : Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 06/01/2025

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