II - Description du poste:
Le pôle du patrimoine immobilier est composé d’une équipe de 4 personnes dont le responsable du service, RGB-PI.
Le contractuel de catégorie B assure le secrétariat du service immobilier et assure le suivi d’opérations immobilières simples. Il assure le secrétariat du RGBPI et des 2 techniciens immobiliers, assiste le responsable de la gestion du patrimoine immobilier et les deux techniciens immobiliers dans l’exercice de ses fonctions.
➥ Missions génériques:
1. Secrétariat administratif :
Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail structurelle, du courrier arrivée-départ
Mise en forme et valorisation des supports écrits
Suivi précis des incidents sûreté signalés, des tableaux de suivi, transmission des fiches incidents complétées par le correspondant local sûreté, application des règles relatives à l’archivage et à la confidentialité.
Création d’outils administratifs (organigrammes, annuaires, modes opératoire, graphiques...)
Classement physique et informatique, mise à jour du tableau de suivi des différentes conventions
Actualisation des bases de données patrimoniales dans Antilope -Patrimmo
Mise en forme du rapport annuel d’activité
2. Assistance des techniciens immobiliers:
Suivi des marchés publics de contrôle réglementaire, et espaces verts
Suivi des vérifications périodiques relatives aux extincteurs, aux portiques de sûreté, aux tunnels à rayons X, aux défibrillateurs,
3. Gestion budgétaire:
Assistance au suivi budgétaire
Création des demandes d’achat dans chorus formulaire
Renseignement des services fait dans chorus formulaire
Suivi comptable des crédits d’investissements des opérations (AE et CP, engagement et paiement)
Synthèse des demandes budgétaires et mise en forme du rapport accompagnant les demandes budgétaires
Autocontrôle dans le cadre du contrôle interne financier
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