Assistant de gestion / office manager (f/h)

Assistant de Gestion / Office manager (F/H)

Votre mission :

Cette offre de poste intervient dans le cadre d’un remplacement de poste.

Au quotidien, tu travailleras avec :
- Laurence Caillau, la DAF (https://bit.ly/linkedin-laurenceC)
- Laurence Bund, la co-fondatrice (bit.ly/linkedin-laurence)
- Vu la taille de l’équipe et la diversité du poste, tu seras souvent amené(e) à interagir avec le reste des collaborateurs.

1) Gestion administrative / ADV :
- Facturation (Outil : Furious Squad) : Edition et suivi facturation
- Relances clients
- Justification des achats (Outil : Pennylane)
- Affectation des achats sur les projets
- Assistanat dans les relations avec la banque, et le cabinet comptable
- Traitement des courriers et emails administratifs
- Suivi des dossiers administratifs (assurances, contrats fournisseurs, etc)
- Organisation des déplacements des membres de l’équipe, si besoin
- Administration d'espaces de travail (Google, Slack, Furious Squad, etc)
- Qualiopi : En binôme avec Laurence Caillau, être garant(e) du process Qualiopi au quotidien, ainsi que durant les audits, e (Outil : Digiforma)

2) RH (18 collaborateurs, dont 9 salariés) :
- Suivi des variables de paie (Outils : Furious squad / My-Silae) à transmettre à notre cabinet comptable
- Gestion de la mutuelle (Outil : Alan), et de la médecine du travail (Outil : ACMS)
- On/off boarding collaborateurs
- Suivi des notes de frais
- Planification mensuelle des séances de coaching mental des collaborateurs
- Recrutement : Rédaction d’offres, et tri des candidatures
- Petit plus : Etre force de proposition pour créer de la cohésion dans l’équipe

3) Office management & Location de l'espace :
- On/off boarding clients (Outil : Brevo)
- Gestion des plateformes de demandes de location
- Location du lieu : gestion de la relation avec le client, ainsi que les demandes de devis
- Accueil visiteurs, clients, et fournisseurs
- Gestion du stock de consommables
- Gestion des contrats liés au bureau
- Gestion de la relation avec les traiteurs

4) KICKSTART ton projet : 1 à 2 fois par an, pour aider à l’organisation de l’événement https://kickstarttonprojet.com/
- Gestion logistique de l'événement auprès des candidats, traiteurs, et intervenants
- Subvention FSE : Collecte administrative de l'ensemble des justifi catifs et gestion de la relation avec nos partenaires

5) Assistanat de projets :
- Support ponctuel pour l'animation d'ateliers

Votre profil :
- Tu justifie d'une expérience d'au moins 3 ans dans la gestion administrative et financière. Petit plus : d'une expérience ou appétence pour la gestion de projet
- Tu es rigoureux.se
- Tu es organisé(e)
- Tu sais définir tes priorités et remonter les informations importantes
- Tu es sociable et aimes travailler en équipe
- Tu t’exprimes bien à l’écrit comme à l’oral
- Tu es sensible à l’impact social, sociétal et environnemental

Profil du poste
- Contrat : CDI, à temps plein (35h).
- Localisation : 10 rue des entrepôts, à Saint-Ouen-Sur-Seine
- Mutuelle (Alan) remboursée à 50%
- Forfait mobilités durables ou Remboursement Navigo à hauteur de 50%
- 1 séance de coaching mental mensuelle
- Télétravail : Non autorisé sauf exception
- Environnement de travail : MacBook + Deuxième écran + Clavier + Pad + Bureau ergonomique
- Rémunération : 33k€ - 36k€
- Début de poste souhaité : Dès que possible

Si vous cherchez un job enrichissant dans une entreprise où chaque contribution compte, envoyez nous votre candidature !

Nous accueillons tous les talents et analysons chaque candidature avec la même attention sans distinction de genre, d'orientation sexuelle, d'âge, de culture, ou de handicap.

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