Mission
La (le) secrétaire des responsables de pôle d’activité clinique a pour mission d’assurer :
1. La gestion de l’accueil et l’orientation des différents interlocuteurs
2. Le traitement, la circulation de l’information et de la documentation liés au suivi des dossiers
3. La gestion logistique des réunions, des déplacements professionnels …
Ce poste s’inscrit dans le cadre de la nouvelle gouvernance hospitalière, l’exercice de la fonction implique une dynamique de transversalité médico-administrative.
En complément, la (le) secrétaire de la consultations (CMPI Quimper 3) a pour mission d’assurer :
4. L’accueil et renseignements des familles, partenaires
5. Organiser et planifier les rendez-vous des différents consultants
6. Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier du patient (DPI)
MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat du médecin responsable de pôle et du cadre supérieur de santé :
7. Accueil physique, téléphonique et messagerie : réception, traitement et orientation
8. Traitement et mise en forme de documents, rapports, notes d’information, courriers, diaporamas…
9. Gestion et transmission des informations
10. Préparation, classement, archivage, suivi des documents / dossiers : courriers, notes, rapports, dossiers
11. Reproduction de documents
12. Prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus
13. Conseils de Pôle : organisation, préparation (de la salle, projection de documents…), rédaction des comptes rendus et diffusion
14. Gestion des fournitures de bureau
15. Organisation de jurys de recrutement en lien avec les directions supports
16. Gestion des plannings médicaux, congés des médecins
17. Suivi des indicateurs de liste d’attente pour les consultations
Consultations
18. Accueil physique et téléphonique des patients
19. Prise de renseignements administratifs pour les demandes de premiers rendez-vous
20. Prise de rendez-vous, gestions des agendas et liens entre les différents professionnels pour l’organisation des rendez-vous communs (familles, partenaires…)
21. Prise de messages en l’absence ou indisponibilité des différents professionnels
22. Gestion des DPI : veille à la bonne tenue, au respect de la confidentialité, à la sécurité des informations
23. Saisie informatisée des comptes rendus, courriers…
24. Numérisation des documents (courriers, examens complémentaires…)
25. Archivage de dossiers
26. Saisie de l’activité
27. Gestion des bons de transport
Profil
SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION
28. Identifier et évaluer les demandes des différents interlocuteurs internes ou externes au pôle
29. Synthétiser et classer les informations selon leurs priorités afin de les transmettre aux responsables du pôle, en assurer le suivi
30. Maîtriser les plans de classement et d’archivage
31. Utiliser des méthodes de travail efficaces, rapides et concrètes, notamment dans le classement, traitement et suivi des différents dossiers
32. Maîtriser l’outil informatique et les logiciels nécessaires (Word, Excel, power point, intranet, logiciel plannings médicaux…)
33. Utiliser les différentes procédures et recommandations en vigueur dans l’établissement
34. Connaître les techniques de secrétariat et de bureautique
35. Garantir la bonne tenue des DPI
36. Participer à l’évaluation de ce poste afin de faire évoluer celui-ci
QUALITES REQUISES
37. Accueil et écoute
38. Analyse et synthèse
39. Rigueur, autonomie
40. Maîtrise de la langue française (orthographe…)
41. Confidentialité et réserve
42. Adaptabilité
Candidature à adresser avant le 20 Juin 2024 : lettre, CV et 3 derniers entretiens d’évaluation
Poste à pourvoir au : 1er septembre 2024
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