Assistant(e) technique et administratif(ve) f/h

Description du poste

Le poste d’assistant(e) technique et administratif(ve) a pour finalité essentielle d’assurer les activités de relation clientèle et de gestion administrative du département technique.

Ses principales missions sontnotamment :

* Mener l’interface entre les prestataires et les locataires pour l’ensemble des tâches en lien avec le département techniques (travaux, sinistres, demande d’adaptation, maintenance…).
* Effectuer les bons de commandes ou CFM selon les procédures en vigueur
* Etablir les statistiques mensuelles, tableaux de bord et les analyses relatives à l’activité du département technique en relation avec le service de contrôle de gestion. (CRM/BUDGET/TDB HSS…)
* Assurer la saisie et l'imputation des bons de travaux de la régie interne
* Effectuer les bons de commande et les refacturations locataires si nécessaire lors d’intervention d’entreprise externe
* Réaliser l’édition, la comptabilisation et l’envoi des factures de réparations locatives lors de travaux réalisés par la régie interne
* Création et enregistrement des CRM et émission des bons de travaux relatifs à ces CRM.

GESTION DES SINISTRES ET DOMMAGES OUVRAGES

* Effectue le suivi des demandes d’indemnisation auprès des assurances
* Gestion des tableaux de suivi
* Traitement administratif des déclarations d’assurances
* Prise de rendez-vous expertise
* Traitement des réponses CRM relatives aux sinistres

GESTION DES DEMANDES D’ADAPTATION DE LOGEMENTS

En lien avec le responsable de département technique:

* Réception pour traitement des CRM et DIT
* Validation de la recevabilité du dossier
* Organisation et établissement des comptes rendus de la Commission
* Suivi des conventions
* Demande et suivi des subventions
* Commande et suivi des travaux d’adaptation en lien avec le responsable de département technique

GESTION DE LA BASE DE DONNEES DANS L’OUTIL INFORMATIQUE

* Intégrer aux différents outils de gestion du patrimoine les différentes données des travaux effectués lors de travaux d’adaptation ou de gros entretien (My PPE, D3A, ERP…)
* Constituer une base de données fiable, restituer les données aux prestataires lors de besoin

GESTION ET ORGANISATION DES TRAVAUX EN REGIE ET HSS ®

* Assurer l’interface entre les prestataires et les locataires
* Organiser les différents passages sur place (visites avant chantier, inspections, réceptions.)
* Suivre les commandes et factures
* Ajout aux plannings des intervention en régie et saisie des bons de travaux régie