Chargé de mission en archivage électronique

Détails de l'offre

Famille de métiers Développement économique et emploi > Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage Grade(s) recherché(s) Attaché
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein du service et en lien avec le directeur sa mission principale consistera à :
1.Formaliser les besoins des AD971 en matière d’archivage électronique
-Évaluation des risques techniques, financiers et organisationnels du projet
-Réalisation d’études d’opportunité et de faisabilité (évaluer les solutions existantes, identifier les points forts/faibles, synthétiser les retours d’expérience etc.)
-Préparation et rédaction d’un cahier des charges en lien avec la direction des systèmes d’information (DSI) du Conseil départemental
-Définition des spécifications techniques et fonctionnelles ainsi que des ressources nécessaires
-Contribution aux choix techniques et fonctionnelles ainsi que des ressources nécessaires
-Contribution aux choix techniques et à la sélection d’une plateforme d’archivage électronique répondant aux exigences règlementaires et fonctionnels et aux attendus fonctionnels
-Préparation et rédaction des dossiers de demande de subvention
-Participation à la gouvernance du projet (réunion de direction, comité de pilotage etc.


2. Participer à l’intégration et au développement de la plateforme d’archivage électronique
- Participation aux étapes tests et recettage
- Préparation des opérations liées à la pérennisation des données dans le système (tester les procédures pour la collecte et le traitement des archives électroniques)
- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et d’outils de suivi
- Production d’indicateurs réguliers fiables sur l’activité

3Conduire le changement et favoriser la collecte, le traitement, la conservation et la communication des archives électroniques.
-Formation sur l’utilisation de la plateforme d’archivage et des outils liés – Animation de groupes de travail (dématérialisation de circuits administratifs, la production et la gestion de documents natifs numériques etc.=
-Élaboration d’un socle documentaire et méthodologique relatif à la gestion des documents électroniques (politique d’archivage, référentiels, procédures etc.)
-Organisation d’une veille documentaire et juridique en matière de dématérialisation et d’archivage électronique
-Contribution à la mise en œuvre d’opérations de collecte et de traitement d’archives électroniques Missions / conditions d'exercice MISSIONS SPÉCIFIQUES
Le chargé de mission pourra également se voir confier des traitements archivistiques de fonds, voire un secteur de collecte d’archives

MISSIONS COLLECTIVE
Le chargé de mission sera également amené à participer aux projets transversaux des Archives départementales, dont le récolement, les actions de valorisation, le chantier de déménagement etc. Profils recherchés SAVOIR
Environnement territorial, acteurs ressources et réseaux stratégiques d’échanges d’information
Instances, processus et circuits décisionnels de la collectivité
Bases de données, tableaux de bord et observatoires
Enjeux, évolutions et cadre règlementaire des politiques publiques notamment celle du secteur d’activité
Maîtriser le fonctionnement des collectivités et établissements publics
Connaissance des règles de gestion des Archives
Méthodes d’observation et de prospective, méthodes d’ingénierie de projets, outils de planification
Maîtriser le cycle de vie des documents, les durées de conservation et sorts finaux
Techniques de recherche documentaire et de benchmarking, d’enquête, de recueil et de traitement de données
Techniques d’animation de réunions et de pilotage et d’animation d’équipe
Techniques et outils de communication écrite et orale, principe de rédaction des actes administratifs

SAVOIR FAIRE
Conduire l’évaluation des projets et prendre en compte le retour d’expérience
Croiser et hiérarchiser différents types de données et des observations pour produire une analyse globale
Structurer et organiser des résultats complexes de manière synthétique, pédagogique, rigoureuse et diplomate
Concevoir et développer des supports de communication tenant compte du niveau d’information pertinent
Concevoir et mettre en œuvre des indicateurs de suivi et des bases de données partagées
Coordonner les différents projets et éléments des dispositifs d’études
Adapter le périmètre du SAE aux divers fonds
Assurer la veille technologique, normative et réglementaire dans le domaine de l’archivage électronique et de la dématérialisation
Elaborer et proposer des scénarios prospectifs, des prévisions et des simulations
Fournir des argumentaires techniques pour arbitrer et opérer des choix stratégiques
Rédiger des cahiers des charges de commande d’études
Conseiller et alerter sur les risques techniques et juridiques liés aux projets

SAVOIR ÊTRE
Adapter de façon autonome son emploi du temps aux nécessités de service
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Impulser et conduire une démarche de changement
Garantir la bonne restitution de la parole institutionnelle auprès des usagers et des partenaires extérieurs
Sans des responsabilités et de l’engagement