Secretaire technique (h/f)

Nous recherchons pour l'un de nos clients un leader dans le secteur de l'ingénierie un Secrétaire Technique H/F.

Sous la responsabilité du Directeur de l'Agence, vous assurez le secrétariat d'agence ainsi que le secrétariat commercial. Ponctuellement, vous serez amené à collaborer avec d'autres agences du groupe.

Personne pivot de l'Agence composée de directeurs de projet, chefs de projet, conducteurs de travaux et techniciens-projeteurs.

Les missions :

Assurer l'assistanat classique :

1. Assistanat de direction comprenant la gestion l'agenda du Directeur d'agence de Vénissieux, l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, le traitement du courrier entrant, la diffusion et l'enregistrement, la gestion de la messagerie électronique avec pour objectifs : recherches d'information et assurer un relai interne.

2. Assure le suivi administratif du personnel du Service

3. Anime le secrétariat du service, visualise la charge, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.

4. Garante des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).
Assure le secrétariat commercial

1. Montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant.
2. Lien avec nos partenaires (architectes, entreprises générales) pour le montage d'équipe,
3. Veille des appels d'offres en cours,
4. Participation aux réunions commerciales de la direction et la veille commerciale ;
5. Le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.) en lien avec le process qualité du groupe

Assurer la gestion financière :

Rôle clé dans la gestion quotidienne de la facturation, vous serez garant(e) du suivi de la facturation du service. Ce poste exige une grande attention aux détails, un forte capacité d'analyse et d'excellentes compétences organisationnelles :
1. Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d'un progiciel interne), vérifie de l'effectivité de notre production, des conditions de facturation, participe à la préparation au budget d'affaires du service.
2. Participe à la gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l'intérim et relais auprès des services généraux.

Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d'études, Entreprises, Cabinets d'Architecte.). Connaissance des différentes phases d'études en maitrise d'œuvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.
Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l'anticipation, faculté à gérer les relations humaines et le stress. Organisé(e) et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Doit avoir le goût des chiffres.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.