Un/une agent/te d'accueil - secrétariat

À la suite d’une mobilité interne, la Communauté de Communes Comtal Lot et Truyère recherche un/une agent/te en charge de l’accueil et du secrétariat.

Vous travaillerez en binôme avec l’agent en charge de l’accueil et du secrétariat du pôle économique. Poste sous la responsabilité de la directrice du pôle Ressources Humaines / logistique.

* Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Enregistrer et retransmettre les appels pour les services assainissement et Point Info Seniors de la Communauté de Communes
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Gérer le courrier entrant et diffuser les mails, courriers aux différents services après visa de la Direction

* Secrétariat de direction auprès de la Directrice Générale des Services et du Président :
- Gérer de l’agenda du Président et de la Directrice Générale des Services ;
- Rédiger et envoyer des courriers
- Gérer les invitations

* Gestion des agendas de réservation des salles et véhicules de la Communauté de Communes et mise à jour du tableau de suivi (clés, kilométrages, …)

* Gestion de l'affichage de l'ensemble des documents mis à disposition du public

* Participation à diverses missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service, appui auprès des divers services de la Communauté de Communes

* Gestion de la logistique : anticiper et passer les commandes pour les services concernés, réceptionner, vérifier et trier les commandes

Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles et d'une forte capacité d'adaptation, vous avez un bon niveau d'expression orale.

D'un naturel courtois et avenant, vous appréciez le contact avec le public et faite preuve de discrétion et de neutralité.

Autonome et rigoureux(se), vous êtes capable de travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire dynamique. Vous savez gérer les situations conflictuelles.

Conditions d'exercice :

• Poste à temps complet 37h/sem + 12 RTT

• Semaine de travail sur 4.5 jours

• Poste basé au siège de la Communauté de Communes à Espalion

• Amplitude de travail variable en fonction des obligations du service public

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + CNAS + participation employeur si mutuelle et/ou prévoyance labellisées

• Connaissances de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement d'une collectivité ou d’un établissement public de coopération intercommunale appréciées

• Une première expérience sur un poste similaire et significative en secrétariat ou assistanat administratif serait appréciée

• Maitrise de l'outil informatique.

• Qualités relationnelles et savoir – être :

Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles

Sens de la discrétion

Sens du service public

Respect des règles déontologiques de la fonction publique

Goût du travail en équipe

Capacité d'adaptation

Rigueur, sens de l'organisation, disponibilité, ponctualité, réactivité

Capacité à gérer les urgences et les priorités

Savoir gérer son stress

Savoir rendre compte.