Responsable du secrétariat général

Sous l’autorité de la Direction Générale des Service (DGS/DGA)

Responsable du Secrétariat Général

Finalité du poste : Gérer et accomplir les tâches du service en respectant la législation en vigueur

EXERCER et ASSURER une aide permanente apportée au Maire, aux élus ainsi qu’à la Direction Générale
- en assurant l’organisation de la vie professionnelle du Maire, de la Direction et des élus
- en organisant leurs agendas et en prenant des rendez-vous en fonction de leurs priorités
- en rappelant des informations importantes
- en transmettant des messages
- en organisant les déplacements
- en établissant une relation de confiance avec le Maire, la Direction, les élus et les cadres de la Collectivité

ASSURER la gestion des missions du service – Travaux bureautiques
- en assurant la gestion du courrier arrivé (postal et électronique) – logiciel (en cours) :

• courrier postal et électronique : trier, enregistrer (si nécessaire), scanner, archiver, en assurer la diffusion et le suivi
- en vérifiant, avant transmission à la Direction Générale, les courriers émanant des différents services
- en les rectifiant via le « partage » de documents
- en prenant des notes et en mettant en forme tous types de courriers
- en réalisant la saisie de documents et contenus divers
- en organisant le classement et l’archivage des dossiers
- en assurant le suivi des projets et des activités de la direction en intégrant les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- en renseignant des tableaux de suivi des activités du service
- en gérant l’accueil téléphonique et physique du secrétariat
- en s’occupant de l’organisation et de la planification des réunions
- en prenant des notes lors des réunions et en rédigeant les comptes rendus…

ASSURER la gestion du Conseil Municipal

en tenant à jour le tableau des membres du Conseil Municipal
- en respectant les procédures administratives et juridiques quant à la préparation et au suivi des délibérations, des décisions ou des arrêtés
- en prenant des notes lors des réunions du CM et en rédigeant les procès-verbaux
- en tenant à jour le registre du Conseil Municipal
- en préparant les recueils des actes administratifs

ASSURER le cas échéant la gestion de l’équipe - en l’informant des dernières évolutions juridiques et administratives
- en organisant le temps de travail du service

Secrétariat
- Accueil téléphonique du secrétariat
- Gestion des parapheurs
- Envoi des invitations concernant les différentes manifestations sur la Commune
- Envoi des vœux de fin d'année aux administrés, personnalités et administrations

Gestion agenda et des réunions
- Tenir l'agenda du Maire et du 1er Adjoint
- Organiser les rendez-vous, audiences des administrés, réunions du Maire et du 1er Adjoint et autres élus
- Constitution des dossiers (en double exemplaire) des demandes de rendez-vous des administrés avec le Maire et les élus lors des permanences du 2ème et 4ème vendredi du mois : le Maire et le 1er Adjoint (en lien constant avec les services concernés pour préparer les dossiers)
- Transmission des messages divers aux services
- Lien avec les élus pour l'organisation des réunions
- Lien avec l'ensemble des services municipaux pour l'organisation des activités de la mairie et du Maire
- Lien avec tous les organismes extérieurs en ce qui concerne les activités du Maire et des élus

Gestion courrier
- Enregistrement du courrier (selon leur nature et leur importance) sur le logiciel OpenDemandes et diffusion aux services
- Gestion de la messagerie du secrétariat général : tri, enregistrement et diffusion des courriels sur le logiciel OpenDemandes selon la nature et l'importance des courriels
- Affranchissement du courrier sortant

Rédaction de courriers
- Rédaction de courriers divers à la demande du Maire ou du 1er Adjoint

Décisions municipales
- Mise en signature des décisions municipales et envoi au contrôle de légalité
- Publication des décisions municipales sur le site de la mairie
- Tenue du tableau des décisions municipales à portée générale et tenue du tableau des décisions des marchés mis à jour régulièrement, en prévision du Conseil Municipal

Conseil Municipal
- Ecoute des procès-verbaux et rectifications éventuelles des procès-verbaux rédigés par la société en charge de leur transcription
- Rédaction et envoi des convocations aux commissions municipales et extra-municipales
- Rédaction de la convocation et de l'ordre du jour du Conseil Municipal et mise en signature au Maire
- Constitution du dossier du conseil municipal : projets de délibérations, pièces annexes, documents internes, convocations aux commissions municipales : mise en forme et rectification des projets de délibérations (en lien étroit avec les deux DGA)
- Rédaction du livret des délibérations en prévision des commissions municipales et le jour J du Conseil Municipal
- Envoi dématérialisé du Conseil Municipal aux élus via le logiciel Pastell de Gironde Numérique
- Création du PowerPoint pour le Conseil Municipal
- Aide à la préparation de la salle du Conseil Municipal
- Présence au Conseil Municipal (communication de la feuille de présence au secrétaire de séance après dernière mise à jour, vérification des pouvoirs, signature de la liste des émargements par les élus, comptage des voix lors du vote des délibérations)
- Rédaction des délibérations comportant l'expression des votes après le Conseil Municipal
- Mise en signature au Maire et à la secrétaire de séance des délibérations après le vote du Conseil Municipal et du procès-verbal approuvé
- Envoi des délibérations et de leurs annexes au contrôle de légalité et publication sur le site de la mairie (délibérations et annexes)

Tenue du registre des délibérations et des décisions (par année civile)
- Rédaction du sommaire des délibérations
- Rédaction du sommaire des décisions
- Doivent être rassemblés pour constituer le registre des délibérations et des décisions :

• la convocation au conseil municipal

• l'ordre du jour

• la liste des émargements

• la liste des décisions

• la liste des marchés

• le procès-verbal du conseil municipal précédent signé par le Maire et la secrétaire de séance

• les délibérations visées par la Sous-Préfecture

• les décisions visées par la Sous-Préfecture

Note de services
- Rédaction et diffusion de notes de services (en particulier celles des cérémonies patriotiques)

Candidatures spontanées
- En partenariat avec une collègue d'état civil: réponses aux candidatures et enregistrement des réponses sur OpenDemandes + envoi par voie postale ou messagerie

Conditions d’exercice :
- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne

qu’il assiste
- Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre ou de l'élu auprès desquels il travaille
- Respect des obligations de discrétion, de réserve et de confidentialité

Moyens mis à disposition :
- Téléphone, outils bureautiques
- Logiciels de bureautique (Word, Excell…)
- Technologies de l’information et de la communication (Intranet, Internet…)

Savoirs (connaissances)
- Connaissance des procédures administratives
-Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales
- Veille juridique

Savoir-faire (gestes techniques)

 - Sens du service public

 - Savoir travailler en équipe

(mobiliser et motiver les agents)

 - Savoir s’organiser en définissant les priorités et en gérant les urgences

 - Disposer de capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse

Savoir-être (attitudes et comportement)

 - Devoir de confidentialité, discrétion professionnelle et réserve

 - Autonomie et réactivité dans le travail

 - Capacité d'initiative, de réflexion, de rigueur

 - Ouverture d’esprit

 - Dynamique

 - Méthodique

 - Très bon sens du relationnel

Type d’emploi/ Lieu de travail/ Horaires/ Conditions de travail :
- Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux (Catégorie B – filière administrative)
- Services Administratifs de la Mairie
- Emploi à temps complet – 35 H
- Disponibilité exigée : pics d'activité liés à la préparation des réunions du Conseil Municipal

Compétences et/ou formations spécifiques requises :
- Formation et/ou intérêt et expérience dans le domaine de la gestion des instances : Conseil Municipal…
- Maîtrise des outils informatiques (logiciel dédiés)