Gestionnaire scolarité master de droit public en apprentissage h/f

RESPONSABILITÉS :

Mission : Organiser, coordonner et assurer la gestion de la scolarité des Masters en alternance : 4 Master 2 (100 étudiants) et un Master 1 (30 étudiants) en collaboration avec l'assistante administrative de ce master

Activité 1 : organiser et programmer la scolarité des Masters 1
- Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations pour l'ensemble de ces formations en alternance ;
- Gérer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec le service du planning et formalink, prévoir et gérer les rattrapages de cours ;
- Planifier et contrôler les Inscriptions pédagogiques et contractuelles, sur IPWeb et Formalink.
Activité 2 : planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves
- Etablir les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning ;
- Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs ;
- Superviser le bon déroulement des épreuves.
Activité 3 : gérer les notes et résultats
- Vérifier et saisir les notes ;
- Organiser et suivre les rattrapages ;
- Editer et délivrer les relevés de notes et les diplômes.

Activité 4 : gérer et suivre les formations en alternance
- Suivre l'avancement des contrats d'alternances avec Formasup ;
- Contrôler les inscriptions administratives et les contrats des apprenants.

Mission ponctuelles :
- Assurer l'accueil des étudiants en l'absence des autres agents du département de droit public ;
- Apporter un appui lors des périodes de forte activité (inscriptions pédagogiques, examens, candidatures, préparation de la rentrée universitaire, etc.).

PROFIL RECHERCHÉ :

Ce poste exige une parfaite connaissance des procédures, de l'offre de formation ainsi que des textes réglementaires.
Il requiert également des compétences rédactionnelles et relationnelles élevées.
Deux contraintes génèrent une forte pression et obligent à une grande disponibilité à certaines périodes :
- Le respect des contraintes temporelles et l'obligation de résultat (respect du calendrier, bon déroulement des épreuves et des sélections afin d'éviter tout contentieux)
- Les pics cycliques d'activité (périodes à très forte charge de travail)
Les « savoirs » :
- Parfaite connaissance de la carte des formations des Masters 1 et 2, de la réglementation et des procédures
- Connaître les règlements de contrôle des connaissances
- Connaître son environnement professionnel
- Connaître la structure et le fonctionnement de l'université

Les « savoir-faire » :
- Savoir appliquer les procédures internes
- Maitriser les techniques de rédaction et de communication orale et écrite
- Maitriser les logiciels de gestion APOGEE/PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING
- Maitriser les logiciels WORD et EXCEL, logiciel de messagerie électronique et navigateur internet

Les « savoir-faire » comportementaux :
- Savoir être organisé, méthodique
- Savoir anticiper et être réactif
- Savoir gérer les situations de stress et de conflit
- Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute