Charge des assemblees (h/f)

Zoom sur la direction SERVICE ASSEMBLEE, COMMISSION & PARTENARIATS Le service Assemblées, sous l’égide de la directrice générale, participe à la mise en œuvre de la stratégie liée aux instances de la collectivité, en collaboration avec les élus et en transversalité avec l’ensemble des directions du SE60. Il prépare et suit les actes administratifs afin d'en assurer la sécurité juridique (délibérations, décisions, arrêtés) conjointement avec la juriste. Il gère et coordonne le fonctionnement des instances (Bureau, comité, commissions…) en lien avec la gestionnaire assemblée en charge de l’organisation matérielle. Finalités du poste Vous aurez pour missions de structurer et fiabiliser le travail préparatoire et les suites de chaque instance décisionnelle et politique et de gérer le suivi des organismes extérieurs. Vous contribuez à la veille globale utile au bon déroulement des missions du syndicat et vous assistez la DGS sur certaines thématiques. Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être modulables, en fonction de la politique mise en œuvre dans la collectivité. Organiser les missions liées aux instances Participer aux différentes phases de préparation des instances communautaires et respect des échéances de transmission des dossiers par les services Préparer et envoyer les ODJ, les convocations, les dossiers de séance ainsi que les diaporamas de présentation en lien avec les services concernés Suivre les projets de délibération et vérifier leurs validations, complétude, ajustements Réaliser l'exécution des procédures internes liées aux instances Participer aux assemblées, être garant du secrétariat des instances (Présences, pouvoir, convocations, quorum, émargements, votes, suivi des parapheurs…) et gérer la prise de note des prises de parole des élus Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux liés à l'ensemble des instances Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances Formaliser et mettre en signature des délibérations et documents annexes Organiser et assurer la publication et la transmission des actes au contrôle de légalité Suivre le répertoire des délibérations Assurer la conservation des documents et être garant de la bonne tenue des registres Assurer la gestion administrative des délégations Assurer le suivi administratif des délégations de pouvoirs, de fonction et de signature Elaborer des délibérations de compétences du bureau et du Président, en lien avec le service juridique Sécuriser la conformité RGPD des documents administratifs, légaux Assurer le suivi des informations liées aux organismes extérieurs Participer à la gestion la base de données des élus en lien avec la gestionnaire Suivre la composition des instances et des mandats de représentation au sein des organismes extérieurs Assurer le suivi de ces organismes et diffuser des informations auprès des services ou rédaction de notes Contribuer à la mise en œuvre du projet d'organisation du pôle Participer au diagnostic de l’existant et p roposer des axes d’amélioration / des mesures correctives et les mettre en œuvre S’approprier l’objectif du pôle (feuille de route), participer aux réunions de service et être force de proposition Contribuer à la cohérence de fonctionnement et à l'harmonisation des pratiques et méthodes (archivage - arborescence informatique - process - procédures…) Effectuer une veille législative et réglementaire nécessaire au fonctionnement des instances Contribuer à l'optimisation et à la fiabilité des flux d'informations avec les autres pôles Suivre et mettre à jour la base documentaire du pôle PROFIL Connaissances professionnelles requises (savoir, savoir-faire) Titulaire d’un diplôme BAC 3 avec connaissances en droit public Maîtrise parfaite des techniques administratives (rédaction, orthographe, mise en forme…) Bonnes connaissances du cadre juridique lié au fonctionnement des collectivités territoriales Bonne maitrise du pack office Capacité à hiérarchiser les priorités, adapter son planning Savoir rendre compte de son activité Doté d’un goût prononcé pour les procédures Aptitudes générales exigées (savoir-être) Capacités d’analyse Posséder une grande capacité d’organisation et de rigueur Partager ses idées, être réactif et force de proposition Discrétion et disponibilité Sens du travail en équipe Relations Internes ð Juriste, comité de direction, tous les pôles, bureau et conseil Relations Externes ð les partenaires, les instances, les institutions, les élus (disponibilités en soirée pour les réunions des instances) CONDITIONS D’EMPLOI Emploi à temps complet (37h hebdomadaires RTT), basé à TILLE (à côté de BEAUVAIS) Recrutement statutaire (cadre d’emploi des Rédacteurs ou attachés territoriaux de la fonction publique territoriale ou à défaut en contrat de droit public ) Rémunération statutaire prenant en compte l’expérience et l’expertise Régime indemnitaire : IFSE/CIA/PIPCS (prime collective de performance) CNAS Chèques-déjeuner financés à 60% par l’employeur Participation mutuelle et prévoyance Télétravail et installation informatique de pointe