Responsable pole état civil, élections, funéraire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Libelle du poste : Responsable pole état civil, élections, funéraire (F/H)
Direction - Service : DAG – Service relation citoyen


Placé(e) sous l’autorité de la Responsable du Service Relation Citoyen (N+1) et de la Directrice Générale Ajointe Relation Usagers et Affaires Générales (N+2), vous serez chargé(e) de :
-Piloter, et coordonner les missions liées à l’Etat civil, les élections, le funéraire et le recensement de la population.
-Animer et superviser l’activité de votre équipe en tant que manager (gestion des plannings, organisation de la charge de travail, conseil et appui…) - équipe état civil : 4 agents – équipe cimetière : 3 agents.
-Etre garant de la sécurité juridique des actes établis
-Organiser les opérations électorales : notamment le suivi des listes électorales ainsi que l’organisation des commissions de contrôle.
-Participer à la modernisation et à la qualité de l’accueil du public.
-Elaborer le budget du pôle et assurer sa bonne exécution.


Positionnement hiérarchique:
N+1 : Responsable du service Relation Citoyen
N+2 : Directrice Générale Adjointe Relation Usagers et Affaires Générales Missions / conditions d'exercice Management et pilotage d’activité
- Encadrement des 4 agents du pôle Etat Civil et des 3 agents du cimetière.
- Participer à la définition, à l’optimisation et à la mise en œuvre des orientations en matière d’affaires civiles.
- Organiser les activités du service (élections, recensement, mariages, cimetière).
- Développer des outils de pilotage et de suivi.
- Accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations.
- Préparer et gérer le budget du secteur des affaires civiles et superviser le budget du cimetière

Modernisation de l’accueil du public :
- Participer à la mise à jour des procédures existantes, des supports de communication et à la simplification administrative.
- Accompagner les agents dans l’utilisation des nouveaux outils.
- Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu.

Etat civil :
-Management de l’équipe (4 agents)
-Expertise juridique : mise en œuvre des obligations réglementaires, élaboration des procédures, résolution des problématiques complexes
-Garant de la tenue des registres et de l’archivage
-Référent dans le cadre des relations de travail avec les différentes administrations (tribunal, Procureur, Préfecture, INSEE….)

Elections :
-Gestion de la liste électorale.
-Préparation et organisation des scrutins électoraux, recrutement du personnel, membre du bureau centralisateur les jours de scrutin.

Coordonnateur communal du recensement de la population :
-En étroite collaboration avec l’INSEE, pilotage des opérations de collecte.

Cimetière :
-Management de l’équipe (3 agents).
-Suivi de l’activité et des projets.
-S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques


CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Positionnement hiérarchique:
N+1 : Responsable du service Relation Citoyen
N+2 : Directrice Générale Adjointe Relation Usagers et Affaires Générales

Lieu de travail :
Hôtel de ville de Cachan
8 rue Camille Desmoulins
94230 Cachan

Temps de travail :1607 heures annuelles

Informations complémentaires :
•Prime annuelle
•Dispositif d'action sociale "CNAS"
•Participation employeur à la mutuelle (si contrat labellisé)
•Politique de formation active

Particularités ou contraintes du poste :
Contrainte : permanence du jeudi soir jusqu’à 19H et samedi matin à assurer en alternance. Profils recherchés SAVOIRS :
-Formation en droit public, Avoir connaissance de la réglementation en matière d’état-civil, de droit électoral et de droit funéraire,
-Avoir connaissance de l’organisation générale des services de l’administration et de l’environnement territorial,
-Maîtriser l’outil informatique (bureautique, logiciels métiers).

SAVOIRS – FAIRE:
-Savoir manager une équipe
-Avoir une expérience de l’accueil du public
-Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
-Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.

SAVOIRS-FAIRE COMPORTEMENTAUX :
-Rigueur et esprit d’analyse, Savoir s’organiser dans son travail,
-Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d’équipe)
-Respecter le devoir de confidentialité,
-Discrétion.