Agent polyvalent accueil, secrétariat et administration

Accueil physique et téléphonique du public

 Accueillir, orienter, renseigner le public en fonction des demandes
 Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et orienter les appels vers les différents services
 Assurer le suivi de l’activité : enregistrement des appels téléphoniques, des passages…
 Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier arrivé et départ (papier ou mail)
 Appliquer les règles de communication et de protocole
 Diffuser des informations ou des documents

Gestion Administrative des Bureaux et Conseils Communautaires

 Mettre en forme les délibérations, préparer et envoyer les dossiers des réunions
 Préparer la salle, assister aux réunions, prendre des notes
 Assurer la sécurisation des procédures
 Assurer le suivi juridique du conseil : dématérialisation, publications, suivi, notifications…
 Constituer le registre des délibérations et plus largement tous les registres obligatoires (arrêtés)

Secrétariat, assistance administrative

 Secrétariat des différents pôles
 Soutien au service urbanisme : instruction des CUa, DIA, secrétariat
 Assurer la gestion administrative des projets communautaires de la collectivité
 Saisir et mettre en forme des courriers et documents de contenus divers
 Rédiger des documents administratifs
 Faire les convocations des commissions, photocopier et assembler des documents
 Trier, classer et archiver des documents
 Suivre les plannings de réservation (salles et véhicules)