Sous l'autorité de la Direction, le responsable de l'administration participe à la conception, l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation des décisions prises dans les domaines administratifs (finances, budget, achats et marchés publics, ressources humaines).
Vous serez responsable du service administratif, organisé comme suit :
- Le service ressources humaines (2 agents)
- Le service des ressources financières (2 agents) dont un régisseur
- Le secrétariat administratif (1 agent)
- Le service d'entretien des locaux (2 agents)
Le responsable de l'administration est intégré à l'équipe d'encadrement qui se compose, outre lui-même, des huit chefs de services éducatifs et du responsable des services techniques.
Dans ce cadre, vos missions seront :
- PARTICIPATION A LA POLITIQUE INSTITUTIONNELLE
- Préparer tout dossier relevant de son secteur à la demande de la Direction
- Elaborer les documents présentés lors des instances (CA, CSE) et y participer pour les dossiers qui le concernent
- ENCADREMENT ET MANAGEMENT DE L'EQUIPE ADMINISTRATIVE
- Assurer le management direct des 7 agents du service (emploi du temps, congés, réunions mensuelles, entretiens annuels d'évaluation)
- Elaborer et actualiser les fiches de poste en collaboration avec les professionnels concernés et communication à la Direction pour validation
- Organiser, prioriser, réguler le travail des agents en fonction de l'activité
- Contrôler et former les agents du service à l'application des procédures et des pratiques professionnelles
- Proposer à la direction toute amélioration de l'organisation du service
- Rédiger le rapport d'activité annuel du service
- GESTION DES RESSOURCES ECONOMIQUES ET FINANCIERES
- Garantir le respect des procédures comptables et budgétaires
- Piloter l'élaboration, le suivi du budget de l'établissement et les propositions de décisions modificatives
- Concevoir et mettre en place les outils et les tableaux de bord de suivi budgétaire
- Réaliser l'analyse financière
- Réaliser le suivi des emprunts et des dépenses en matière d'investissement
- Réaliser les documents budgétaires : le budget prévisionnel et le compte administratif
- Suivre le dossier des assurances et des contentieux/sinistres en lien avec le secrétariat (assurance civile, locative, des véhicules, etc.)
- Assurer le rôle de correspondant auprès du SGC et de la DGAS
- Suivre l'exécution budgétaire au cours de l'exercice sur le portail de la DGFIP (dépenses et recettes)
- Assurer la délégation de signature en termes d'ordonnateur des dépenses en cas d'absence de la Direction
- Suivre le tableau de bord du compte au Trésor Public.
- GESTION DES ACHATS ET DES MARCHES PUBLICS
- Assurer l'interface avec le prestataire, fournisseur des logiciels métiers du service administratif : mise à jour, maintenance, etc.
- Préparer les pièces et documents pour les différents marchés publics : renouvellement ou création
- Régler les litiges avec les fournisseurs, les services utilisateurs
- Participer à l'élaboration de la politique d'achat de l'établissement
- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET LA PAYE
- Piloter, élaborer, mettre en œuvre, évaluer les actions de développement des ressources humaines en cohérence avec la politique RH de l'établissement en matière de recrutement, GPMC, formation, paie, dialogue social, RSU.
Vous êtes titulaire du grade d'Attaché d'Administration ou vous disposez d'un bac + 5 dans le domaine
de la gestion administrative et financière. Vous avez une première expérience réussie sur un poste
similaire.
Permis B obligatoire.
Vos conditions de travail :
- Bureau individuel avec ordinateur portable et téléphone mobile
- Forfait cadre - travail du lundi au vendredi
- Gardes administratives à raison d'une semaine sur trois (comprenant le weekend)
- Télétravail possible
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