Assistant particulier de m. le secrétaire général (h/f)

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

Missions de secrétariat:

- Gestion de l’agenda du secrétaire général;

- Organisation des déplacements du secrétaire général: interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport;

- Planification, organisation et suivi des réunions;

- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Édition des chevalets de table et menus;

- Suivi du budget du secrétaire général (carte d’achats + saisie sur Chorus Formulaire);

- Suivi des états de frais du secrétaire général et de ses absences;

- Mise à jour de la base de données du secrétariat;

- Gestion des messageries fonctionnelles;

- Gestion des fournitures de bureau et commandes;

- Rédaction des courriers;

- Suivi des dossiers du secrétaire général;

- Accueil téléphonique et filtrage des appels;

- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous);

- Archivage informatique et papier;

- Assurer la suppléance du secrétariat de M. Le Préfet.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

L’assistant(e) travaille en relations étroites avec le Directeur de Cabinet et le Préfet et est également en relation avec les services du Cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.

Une connaissance de l’environnement professionnel au sein du secrétariat général est essentielle.

Une connaissance des autres services de la Préfecture et des services de l’État peut être utile.

Composition et effectifs du service :

Le pôle secrétariat est composé de:
Secrétariat particulier de M. le Préfet – Secrétariat du Directeur de cabinet – Secrétariat du Secrétaire Général.

Liaisons hiérarchiques :

M. Le Secrétaire Général

Liaisons fonctionnelles :

En interne: M. le secrétaire général, les membres du corps préfectoral, les chefs de service, les chefs de pôles, agents.

En externe: Ministère de l’Intérieur et autres ministères, Préfectures et sous-préfectures, directions extérieures, collectivités territoriales, élus.