Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi SECRETAIRE GENERALE DE MAIRIE
Mission du poste : Collaboratrice du Maire et des élus municipaux, vous assurez la
mise en œuvre des activités de la Mairie de ZICAVO
Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES
Assistance à l'autorité territoriale
-Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
-Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
Organisation du Conseil Municipal
-Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
-Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).
Elaboration du Budget /dossiers de subventions / urbanisme
-Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
-Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
-Comptabilité
-Etablissement de la paye
-Gestion de l'urbanisme
Secrétariat du Maire et des élus
-Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
-Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
-Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
-Participer aux réunions diverses
Etat civil
-Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil :
-Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
-Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
-Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
-Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
-Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages.
-Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :
-Apposer les mentions marginales
-Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
Formalités administratives diverses
-Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes - suivi avec les autorités militaires
Elections politiques et professionnelles
-Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations.
-Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
-Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
Gestion du cimetière
-Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière
-Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
-Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l'actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect.
Ressources humaines
-Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers des agents
-Suivi de l'absentéisme, des dossiers d'assurance statutaire
-Elaborer les actes administratifs
Autres activités
-Participation à l'accueil physique et téléphonique du public
Polyvalence
-Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
Profils recherchés COMPETENCES MOBILISEES
-Connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes
-Code général des collectivités territoriales
-Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57)
-Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
-Sens du contact, et de la communication
-Sens du service public
-Méthode et rigueur
-Autonomie, Initiative
-Discrétion
-Forte disponibilité
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) - Logiciels spécifiques (MillesimeWeb, VisuDGFIP)
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