Assistant formation pour l'executive education de l'epita f/h

Nous recherchons pour l'EPITA basée à La Défense, un.e Assistant.e formation pour l'executive education de l'EPITA.

Vos missions seront les suivantes :


Gestion de l’accueil des clients

* Accueil des clients et des formateurs le matin lors d’une formation
* Gestion des badges d’accès (lorsque la formation est en présentiel)


Administratif clients

* Envoi des convocations
* Envoi des conventions de formation
* Envoi des enquêtes qualité
* Envoi des quiz de formation (début et fin de formation)
* Collecte des feuilles de présence


Administratif formateurs

* Ordre de mission
* Staffing (placement des formateurs selon projet de formation)
* (si besoin) Recrutement
* Récupération des supports de formation avant le début de la formation


Administratif formation

* Agenda/planning de formation
* Saisie des tableaux de suivi de formation


Comptabilité et facturation

* Gestion facturation clients
* Suivi des paiements et relance le cas échéant
* Gestion des factures fournisseurs
* Contrat de travail formateurs
* Contrat de prestation formateurs
* Mise à jour du bilan d’activité


Précisions formation(s) diplômante(s)

* Planification des intervenants et validation du planning
* Réception des CV et lettres de motivation
* Demande de création des compte EPITA
* Envoi des convocations des clients
* Envoi ordres de missions formateurs
* Gestion des présences et des absences
* Gestion de l’accueil
* Gestion des badges d’accès (lorsque la formation est en présentiel)
* Gestion des retours formateurs et clients
* Enquêtes qualité
* Auto-évaluation et gestion des notes
* Organisation de la soutenance
* PV de jury
* Gestion des tableaux CGE et France Compétences


Logistique

* Réservation jetons repas et café
* Commandes fournitures bureaux et formation
* Réservation des salles de cours
* Préparation des salles de cours


Autres

* Gestion de la plateforme (Microsoft Teams) en distanciel
* Gestion e-learning (inscriptions et suivi)
* Organisation des réunions avec le client
* Participation à la vie de l’école : JPO, salons, concours Advance, Advance parallèle, CPGE et autres.
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