Poste : Rattaché(e) au Département Services Généraux (composé de 7 collaborateurs), vous serez un véritable soutien administratif et opérationnel pour le Responsable du Service et vous aurez en charge la :
Gestion des bâtiments de l'école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites soit 20.000 m2 et un cinquième de 4.600 m2 en cours de construction) :
-Vérification au quotidien de l'état et de la sécurité des différents sites de l'école en lien avec l'équipe de techniciens polyvalents,
-Préparation et suivi des audits / commissions de sécurité avec tenue des registres de sécurité et tableaux de bord,
-Coordination des besoins et des activités en sécurité incendie (matériels, exercices d'évacuation),
-Supervision de l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance, etc.,
-Mise à jour des fiches techniques des bâtiments,
-Organisation et suivi de la formation sécurité de l'équipe permanente,
-Réalisation d'une veille réglementaire.
Interface avec les prestataires et les bailleurs :
-Supervision des travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves, etc.,
-Gestion et développement du portefeuille de prestataires,
-Gestion et suivi des prestations et des contrats de services techniques prestataires,
-Evaluation des nouveaux prestataires,
-Participation et soutien aux équipes dans le cadre des réponses à Appels d'Offres.
Optimisation de la gestion administrative :
-Mise à jour des process du Département Services Généraux,
-Gestion et optimisation de l'utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l'école de faire une demande et de signaler un problème,
-Suivi des indicateurs de performance.
Participation au pilotage et au suivi financier :
-Réalisation du suivi budgétaire et financier,
-Vérification et suivi des commandes et des factures en lien avec le service comptabilité,
-Participation à la négociation des contrats et à la construction du budget annuel.
Autres activités :
-Support aux techniciens polyvalents lors de l'organisation d'événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences, etc.).
Profil : -Une première expérience significative sur un poste similaire, en établissement d'enseignement supérieur, environnement industriel ou ERP est impérative.
-Rigueur, sens des responsabilités, capacité à prendre des initiatives, forte appétence pour les aspects réglementaires/sécurité.
-Bonne aisance dans les tâches manuelles, administratives, et les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion...).
-Goût pour le travail d'équipe, pour la polyvalence et grande aisance relationnelle pour interagir efficacement avec les interlocuteurs internes et externes.
Entreprise : Notre partenaire, acteur indépendant majeur de l'enseignement supérieur et de la transformation numérique recherche un Chargé(e) de mission Services Généraux.
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