Responsable adjoint des services support metiers gl f/h

MISSIONS PRINCIPALES

1. Co-organiser, co-gérer et co-animer les équipes
2. Etablir les régularisations annuelles des charges et des révisions budgétaires
3. Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance sous IKOS
4. Accompagner, en tant que service support, toutes les équipes de proximité
5. Fiabiliser et garantir toutes les écritures relatives aux comptes clients et sur les biens
6. Réaliser et contrôler tous les mouvements (entrées, sorties) liées au patrimoine
7. Assurer le suivi des sinistres, des indemnités et des contrats d’assurance du patrimoine
8. Mettre à jour et analyser les indicateurs de gestion mensuelle
9. Assurer la communication adaptée à destination des clients
10. Assurer la continuité de service en cas d’absence du Responsable de la Gestion locative centralisée sur les missions relatives au quittancement, au support GL, aux activités sur les comptes clients
11. Participer aux réunions de concertation locative avec les amicales de locataires

MISSIONS LIEES AU PATRIMOINE IMMOBILIER

1. Participer aux réunions de mise en place de la création du Patrimoine
2. Contrôler la saisie du patrimoine
3. Mettre en place et suivre la politique de revalorisation annuelle des loyers plafonds
4. Suivre et mettre à jour les conventions de conventionnement
5. Gérer la grille tarifaire et patrimoniale des nouveaux programmes
6. Effectuer la mise à jour courante de la base de données
7. Veiller à la cohérence de la base de données locatives
8. Garantir l’actualisation des loyers plafonds, des loyers à la relocation et des loyers pratiqués dans le SI
9. Vérifier les résultats des processus informatiques (ex : revalorisation des loyers)
10. Assurer toutes actions de communication nécessaires en interne et en externe et vers nos clients

MISSIONS DE GESTION DES REGULARISATIONS DES CHARGES

1. Planifier et animer le comité trimestriel des charges récupérables avec les Responsables d’agences et le service comptable
2. Effectuer les régularisations annuelles des charges et les révisions budgétaires nécessaires sur tout le patrimoine y compris les copropriétés
3. Préparer, proposer, suivre et analyser les budgets et leurs ajustements en anticipant les charges à venir et réaliser la régularisation annuelle en lien avec la direction financière
4. Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance et des avenants en lien avec le Responsable maintenance (Enregistrement dans le SI, révision des indices, calcul des coefficients de révision des prix, prise en compte des pénalités dans le cadre des régularisations des charges)
5. Anticiper et analyser les impacts, les écarts et variations mensuelles et annuelles
6. Collaborer avec le Responsable contrats pour obtenir les relevés de consommation et les factures
7. Calculer et garantir une répartition équitable des charges entre les locataires en fonction des consommations réelles et des charges communes
8. Résoudre les désaccords en lien avec les responsables d’agences et trouver des solutions satisfaisantes pour toutes les parties
9. Présenter les régularisations de charge aux amicales des locataires
10. Etre associé à l’ensemble des études prévisionnelles réalisées par la direction
11. Mettre en place et tenir les tableaux de bord liés aux charges
12. Piloter l’observatoire des charges
13. Veiller à la règlementation en vigueur et suivre les évolutions règlementaires

MISSIONS LIEES A L’ACTIVITE DE GESTION DES ASSURANCES ET DES SINISTRES

1. Assurer le suivi des sinistres et du recouvrement des indemnités
2. Suivre et négocier les contrats d’assurance du patrimoine

MISSIONS MANAGERIALES

1. S’approprier les décisions de la direction, veiller à leur mise en œuvre en s’assurant de leur bonne compréhension par les équipes de travail
2. Fixer les objectifs individuels, en assurer le suivi et mettre en œuvre les moyens permettant de les réaliser et de les atteindre
3. Evaluer vos collaborateurs et contribuer à leur évolution
4. Être force de proposition et favoriser l’initiative en reconnaissant le droit à l’erreur pour une meilleure efficacité
5. Accompagner l’expression et le développement des compétences de l’équipe et de chacun des membres
6. Proposer à la direction les adaptations des effectifs du service et plus particulièrement (les modifications d’horaires de travail, les embauches, les mutations, les promotions, les évolutions de classification, les ajustements de rémunérations, les licenciements, et toute sanction disciplinaire pour le personnel dont il a la responsabilité
7. Réaliser les entretiens annuels d’appréciation avec les personnes placées sous sa responsabilité
8. Déterminer les besoins de son personnel en formation
9. S’assurer de la qualité de la communication
10. Susciter l’information montante par la consultation de ses collaborateurs
11. Assurer la diffusion de l’information descendante dans son service
12. Déléguer, chaque fois que cela est possible, une partie de ses activités et en assurer le suivi
13. Etre responsable de la transmission des informations nécessaires à la fonction personnel pour le calcul de la paie et la gestion du personnel (absences, congés, accidents de travail…) concernant les personnes de son service
14. Etre responsable du respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement, dans son service
15. Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène et de sécurité
16. Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par le directeur
17. Assurer la bonne transversalité des actions de l’équipe avec le personnel de l’agence et du siège
18. Organiser le travail de son équipe, s’assurer de sa bonne réalisation et prendre les mesures correctives nécessaires

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise:

* Tableaux de bord
* Rapport d’activité annuel
* Rapport mensuel
* Notes de service

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

* Notes d’information aux locataires
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