Assistant administratif h/f

Présentation générale

Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L’accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l’insertion et l’emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s’attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.

Composé de trois directions et d’une Maison Vendée Autonomie, ce pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.

En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d’un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d’accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l’expérimentation du centre de santé départemental multi-sites. Ce dispositif au service des vendéens a pour objectif d’apporter une réponse pragmatique et efficace à leurs besoins et attentes en termes de prise en charge et de suivi médical. Issu d’une réflexion collective, il vise également à soutenir l’offre de soins existante et conforter le temps médical pour éloigner le risque de désertification médicale.

Depuis 2020, la Mission Vendée Santé gère deux Centres Vendée Santé disposant chacun d’une équipe de soins (médecins généralistes, infirmières en pratique avancée, infirmières déléguées à la santé publique ASALEE, assistantes médicales et secrétaires médicales).

Poste à pourvoir à compter du 1er janvier 2025.

Jury de recrutement le 20 décembre 2024.

Missions

L’assistant administratif de la Mission Vendée Santé accompagne sous ses directives le responsable et le médecin coordinateur dans l’ensemble de leurs missions.

A ce titre, il leur apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

L’exercice de ces missions implique :
- des contacts directs et des échanges permanents avec les secrétariats et les cadres du Pôle Solidarités et Famille,
- des relations avec l’ensemble des directions du Pôle, et globalement de la collectivité,
- des contacts avec les autres collectivités et les instances extérieures,
- des relations physiques et surtout téléphoniques avec les partenaires institutionnels et les professionnels de santé.

Il assure :

Le suivi administratif de la Mission Vendée Santé
- Gestion du secrétariat : traitement du courrier, accueil téléphonique, organisation de réunion, gestion des agendas, classement et archivage.
- Gestion et suivi des plannings des équipes de soins (médecins généralistes, infirmières IPA et ASALEE, internes, externes, assistantes médicales, secrétaires médicales).
- Gestion du Conseil d’exploitation de la Mission Vendée Santé.
- Participation aux réunions, rédaction des comptes rendus et relevés de décision.
- Mise en forme des courriers, notes, rapports et délibérations à destination de l’assemblée départementale et de la commission permanente ; suivi du circuit de validation.
- Suivi des données d’activité, mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l’activité ; participation à l’élaboration du rapport d’activités et mise en forme de ce dernier.
- Gestion et suivi des commandes (matériel médical, produits pharmaceutiques, fournitures de bureau, consommables informatiques…).
- Gestion logistique des Centres Vendée Santé et suivi de l’entretien des véhicules.

Le suivi du personnel de la Mission Vendée santé en lien avec la Direction des Ressources de la Transversalité et de l`Evaluation et la Direction des Ressources Humaines :
- Suivi des effectifs : recrutements, renouvellements de contrats, suivi des vacations
- Elaboration des contrats CDOM, des plannings de congés et des ordres de mission
- Suivi des demandes de stages et organisation de l’accueil des internes stagiaires
- Suivi des demandes de formation

Missions annexes :
- Assistance administrative ponctuelle, sur site, aux secrétaires médicales des Centres Vendée Santé.
- Suppléance du gestionnaire administratif et financier en cas d’absence et lors des congés notamment.

Profil recherché
- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 : secrétariat, assistanat de direction.
- Expérience significative sur un poste similaire appréciée.
- Connaissance des collectivités territoriales, de leur fonctionnement et de la comptabilité publique.
- Connaissance des acteurs locaux dans le domaine de la santé et de l’organisation des soins.
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques (Pack Office) ainsi que des nouvelles technologies de l’information et de la communication. La connaissance d’outils métiers serait un atout (Poséidon, Astre GF, Astre GFD)
- Permis B exigé.