Assistant-e en gestion administrative

Mission principale
En tant que membre de l'équipe du service des affaires générales du CESP, et relevant directement de la secrétaire générale, l’assistant.e en gestion administrative contribuera à renforcer l'offre de services destinée aux équipes de recherche du CESP. Pour cela, il/elle est chargé.e de superviser et d'améliorer les activités administratives, financières et de gestion du personnel implanté au sein des équipes de recherche dont il/elle a la charge.La mission principale consiste à assurer efficacement, de manière polyvalente et autonome, l'administration d’équipes de recherche, offrant un soutien essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes. Dans ce cadre, les responsabilités incluront la gestion administrative, la circulation de l'information auprès des membres de l’équipe de recherche, du service des affaires générales et des tutelles, et ce dans le respect des règles et des procédures.
Activités principales
·Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel pour les besoins des équipes de recherche de son portefeuille, dans le respect des procédures définies par les services (finances, achats, ressources humaines) des tutelles: réaliser les dépenses, faire les achats et les commandes, les missions, établir des documents administratifs/financiers pour les recrutements stages, vacations, CDD, etc.

·Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

·Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire

·Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

·Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’équipe

·Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des ressources humaines

·Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

·Informer et accompagner dans leurs démarches l’équipe de recherche et les partenaires externes

·Interagir avec les services financiers et ressources humaines d’autres organismes partenaires (Inserm, Université Paris-Saclay, UVSQ, Gustave Roussy)

·Contribuer à la mise à jour des procédures et des modèles de documents

·Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion dont il/elle a la charge

Connaissances

· Organisation et fonctionnement des EPST
· finances publiques, techniques d'achat et budgétaires
· Maitrise des outils de bureautique (Word et Excel)
· Connaissance de l’outil Sifac+
· Techniques de communication (orale et écrite)

· Connaissance de base des processus juridiques et financiers

· Connaissance générale des ressources humaines

. Anglais: B1 à B2 CERCL