Chargé administratif h/f

Sous la direction du chef du service des fonctions support, vous opérez de manière transversale

avec les 3 autres agents du service (un chef de service ; un chargé financier ; un agent

polyvalent). A travers ce poste, vous serez également en interaction avec les services des

Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine et de nombreux partenaires externes

(Aménageurs publics et privés, Entreprises, Préfectures, etc.). Votre activité s’exerce autour de 3

volets : « vie institutionnelle », « métier et « support ».

Volet « vie institutionnelle » :

• Contribuer à l’élaboration de l’ensemble des projets de rapport, de délibération et leurs

annexes en vue de leur présentation au Comité syndical.

• Participer activement à l’organisation et à la planification des séances du Comité syndical

(rédaction des ordres du jour, convocations et procès-verbaux ; gestion des délibérations et

annexes ; tenue des registres règlementaires).

• Veiller à la conformité juridique des différents actes administratifs (arrêtés, décisions,

délibérations) et assurer leur rendu exécutoire (télétransmission au contrôle de légalité,

notification/publication).

Volet « métier » :

• Participer à l’élaboration des conventions et des contrats liés aux opérations d’archéologie

préventive dont le Syndicat assure la maitrise d’ouvrage (diagnostic) ou la maitrise d’oeuvre

(prestations de services et fouilles préventives) ainsi que les avenants et procès-verbaux.

• Organiser et planifier les réunions (préparation des ordres du jour, transmission des

documents, prise de notes et rédaction des comptes rendus).

• Collaborer étroitement avec les 3 chefs de service à la construction, au pilotage et à

l'automatisation des tableaux de bord permettant de dégager des indicateurs fiables relatifs aux

obligations du Syndicat (maîtrise des délais de réalisation des opérations, estimation des coûts,

calcul des tarifications, déclaration aux impôts) et à l’aide à la décision (choix des opérations à

réaliser, évaluation des risques).

• Contrôler le respect des échéances et des normes.

• Gérer l’archivage des dossiers et documents relatifs aux opérations réalisées.

• Encadrer le suivi administratif des projets de partenariat (DRAC, ministère des Affaires

étrangères, autres collectivités, musées, aménageurs, etc.).
- Volet « support » :

• Assurer le rôle de correspondant RH du Syndicat (suivi des contrats d’embauche et des arrêtés

de mise à disposition ; commandes auprès des organismes de prestations sociales ; gestion

directe des congés, absences, CET, formations, remboursement de transport ; élaboration des

ordres de mission ; accueil des nouveaux arrivants), en relation avec les Directions des

Ressources humaines des deux Départements de tutelle (Yvelines et Hauts-de-Seine).

• Assister le chef du service des fonctions support dans les actes de gestion quotidienne

(gestion des pièces administratives liées à la passation et à l’exécution des marchés publics et

des autres types de contrat notamment).

• Gérer le suivi des parapheurs (rédaction et mise en forme des courriers, enregistrement,

gestion des retours) et contrôler les circuits de validation.

• Gérer le courrier postal et électronique entrant et sortant (enregistrement, affectation,

classement, archivage) et formaliser directement des réponses.

• Contribuer aux actions supports du Syndicat (rapports d'activités, communication).

Titulaire du permis B et d’un diplôme équivalent à bac+2 dans le domaine de la gestion

administrative, vous justifiez d’une première expérience d’au moins 2 ans sur un poste

équivalent.

Vous vous reconnaissez également dans les compétences suivantes :

Savoir
- Fortes aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Bonne connaissance des circuits décisionnels, du mode

d'organisation des collectivités territoriales et de leur

l'environnement
- Maîtrise du pack office et des outils de communication

Savoir faire
- Savoir tenir des délais, organiser son activité et en rendre

compte
- Grande rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers
- Appétence pour les textes réglementaires et juridiques

Savoir être
- Autonome et réactif
- Aptitude au travail en équipe et à la communication
- Discrétion et respect de la confidentialité sur le suivi des

dossiers