OPH PLAINE COMMUNE HABITAT Finalité de l'emploi
Sous la responsabilité du Secrétariat général, le Référent Administratif.ve est chargé(e) d'effectuer des rapports, du suivi d'actions, de l'assistance à la rédaction de marchés publics.
Il/Elle sera en lien avec plusieurs services qui dépendent du Secrétariat général. Les Moyens généraux, la Communication mais aussi l'Audit interne et la Direction générale.
Il (elle) remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.
Il (elle) sera plus particulièrement chargé(e) d'intervenir sur les missions suivantes
1/ Suivi budgétaire pour les Moyens généraux/Secrétariat Général :
Recenser les recettes et dépenses en vue de l'élaboration des budgets
Regarde les évolutions budgétaires d'une année sur l'autre
Suivre la consommation budgétaire
Prépare et rédige des documents budgétaires sous la direction des Moyens généraux et du Secrétariat général
Suit la comptabilité, les aspects administratifs et organisationnels du Congrès de l'USH
2/ Suivre les abonnements pour l'Office auprès du SG et de la Communication :
Faire le point sur les abonnements
Mettre à jour l'ensemble des abonnements
Faire une proposition sur les choix et les modalités de suivi
3/ Suivi et exécution comptable des Moyens Généraux et du Secrétariat général :
Suivre les paiements
Suivre les indemnités des administrateurs.trices aux instances
Suivre et rembourser des frais engagés lors des processus d'élection des représentant.es des locataires
Suivre des dépenses de fluides (logements de fonction)
Ouvrir et fermer les contrats des gardien.nes
4/ Assistance à la rédaction de marchés publics simples pour les Moyens généraux- la Communication- l'Audit interne, le Secrétariat général et la Direction générale :
Participer activement les services du Secrétariat général pour la rédaction des marchés publics demandés
Suivre les prestataires
Etablir des statistiques sur les usages et fonctionnement des différents marchés qui sont en cours ou à venir, notamment la flotte automobile, l'entretien des véhicules, suivi des badges et de la sécurité périmétrique du siège, plateforme Océan d'Orange de suivi de la flotte.
Réaliser un bilan annuel sur les usages et fonctionnement vis-à-vis des prestataires
5/ Suivi des projets engagés par le SG :
Notamment le courrier, en lien avec les Moyens généraux préparer les éléments pour une nouvelle organisation du courrier interne et externe
Autres projets mis en oeuvre par le SG
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