Officier d'état civil et chargé d'accueil au guiche unique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé (e) sous l’autorité de la Responsable du service accueil, état civil et élections constituée d’une équipe de 4 personnes, vous assurez l’accueil et le traitement des dossiers relatifs à l’Etat civil et titres sécurisés, à la gestion funéraire, et aux opérations d’élections politiques.
Garant de l’authenticité et de la confidentialité des actes, l’agent Officier d’Etat civil et chargé(e) d’accueil, optimise et développe les activités des services à la population dans le cadre de la démarche qualité. Missions / conditions d'exercice Officier d’État Civil, titres sécurisés et affaires générales :

-Établir et instruire les actes d’état civil, les passeports et cartes nationales d’identité biométriques
-Enregistrer et traiter les courriers reçus et actes d’état-Civil,
-Assurer le suivi du recensement militaire
-Participer à la célébration des mariages (par roulement)
-Procéder aux légalisations de signatures, attestations sur l’honneur, certificat de vie, attestation de vie maritale, certifications conformes
-Instruire le recensement militaire.

Participation à la gestion funéraire :
-Assurer la gestion funéraire : mise à jour du logiciel, régie cimetière, suivi du respect du règlement du cimetière, gestion des concessions, documents liés aux inhumations, crémations…
-Accueillir les familles dans le cadre des actes de décès
Accueil par roulement au guichet unique selon la démarche qualité de la ville :
-Accueillir, informer et orienter les administrés auprès des différents services communaux.
-Assurer les renseignements de premier niveau relatifs à l’activité des autres services à la population

Participation aux opérations d’organisation et de gestion des élection politiques :
-Procéder à l’enregistrement des dossiers d’inscription sur les listes électorales.
-Participer à la préparation des scrutins politiques et professionnels, à la révision de la liste électorale et aux journées de scrutins. Profils recherchés -Première expérience réussie sur un poste similaire, avec d’excellentes connaissances en état-civil, élections (code électoral) et législation funéraire.
-Maitrise des procédures administratives concernant la rédaction et la délivrance des actes
-Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique (information, filtre, orientation, reformulation, régulation tensions…)
-Fortes qualités relationnelles, goût prononcé pour l’accueil, sens de l’écoute et de la courtoisie
-Capacités rédactionnelles,
-Rigueur, respect des délais, sens de l’organisation,
-Capacité d'initiative et à travailler en équipe
-La maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques (ADAGIO, MELODIE, MAESTRO, REQUIEM) serait appréciée.

-Horaires liés à l’ouverture de la mairie (37H30 hebdomadaires), du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h à 17h00 + un samedi de 9h00 à 12h30 par alternance
-Ponctualité, discrétion professionnelle et confidentialité indispensables.
-Disponibilité nécessaire (samedis matin, mariages et élections).

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle + avantages sociaux (CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance) + 15 RTT + récupérations+ parcours de formation.