Assistant(e) au secrétariat général

Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général, vous occupez le poste d'assistante administrative et êtes en charge de la planification des agendas de l'équipe de direction générale.

Missions principales :

* Planification rendez-vous sur agendas

* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels

* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS

* Rédaction des projets de délibération

* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)

* Participations aux séances, rédaction des procès-verbaux, des décisions (travail en soirée une fois par mois)

* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération

* Suivi de projets et activités de la direction

* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)

* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction

* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence

* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec

Missions ponctuelles :

* Accueil physique et téléphonique du public

* Gestion de la boîte mails de l'accueil

* Gestion des fournitures

Savoirs :

* Capacités rédactionnelles

* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)

* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...)

* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...)

* Connaissance du logiciel Ciril recommandée

Savoir être :

* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité

* Discrétion

* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité

* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)

* Autonomie dans l'exercice de ses missions

* Amabilité

* Sens du service public

* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie

* Disponibilité