Assistant projet - cdi h/f

Définition du poste

Au sein d’une direction opérationnelle de la Direction MOD et sous la responsabilité d’un chef de service, l’assistant(e) MOA :

·Appuie les chargés d’opérations et/ou chargés de programmes dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de leurs opérations

·Appuie le chef de service dans la gestion du service.

Missions principales

Appui auprès des chargés d’opérations et/ou chargés de programmes dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de leurs opérations :

Gestion opérationnelle : 

1. Formalise les notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d’arbitrage (comités, jurys, revues de projet…)
2. Gère des échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Paris Habitat et externes (organisation de réunions, traitement des courriers…)
3. Complète et actualise les outils de suivi de l’activité (création des fiches opération, tenue des plannings, mise à jour des indicateurs…) 
4. Gère de la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents…)

Gestion administrative : 

5. Contribue à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants
6. Prépare des OS, des pièces des DGD, des PV
7. Prépare et suit des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, déclaration d’ouverture de chantier…)
8. Instruction et analyse des dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires.

Gestion financière : 

9. Prépare des commandes sur Ikos
10. Contribue au suivi budgétaire des opérations

Animation du service :

11. Organise et participe aux réunions de service, rédige les comptes-rendus
12. Met à jour des tableaux de suivi de l’activité du service
13. Assure un rôle d’interface entre les collaborateurs du service en matière d’information et d’intendance.

Profil recherché

14. BAC+2/3 dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat . Ou 1 an d’expérience dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat
15. Bonnes connaissances sur les procédures de marchés publics, notions en comptabilité et en gestion.
16. Capacités à hiérarchiser les priorités, à établir et entretenir des relations avec des interlocuteurs variés, bon relationnel.
17. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et les SI internes (Ikos)
18. Rigueur et organisation.