Coordinateur administratif - bureau des cartes et réservations de salles h/f

Missions et Activités

Dans le cadre de cette mission, vous encadrer et animer une équipe de quatre agents permanents et vous assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.

Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d'accueil :
- Organiser, encadrer et contrôler l'exécution des tâches
- Assurer l'interface entre sa hiérarchie et les équipes
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité

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Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :
- Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles
- Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes
- Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes
- Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction

Gestion du marché lié aux prestations d'accueil :
- Assurer l'interface avec le titulaire du marché
- Encadrer et piloter le planning des loges
- Assurer le suivi des prestations
- Planifier les réunions avec le titulaire du marché
- Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d'assurer la continuité du service.

Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l'établissement
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités
- Participer à la mise à jour de procédures

CHAMPS DES RELATIONS
- Internes : Toute personne relevant de l'une ou de l'autre structure de l'école (direction, personnels administratifs, techniques, enseignants, chercheurs, élèves, résidents)
- Externes : Les fournisseurs, prestataires de service et tous les usagers de l'école