Nous recherchons un-e assistant-e d'ESN et organisé-e pour rejoindre notre équipe numelians spécialisée dans les services numériques (ESN) auprès de nos adhérents (bailleurs sociaux).
En tant qu’assistant-e de direction, vous serez au cœur de la gestion administrative et stratégique de l’entreprise, en soutenant la Directrice Générale et en facilitant la coordination des équipes.
MISSIONS PRINCIPALES
En tant qu'Assistant-e d'ESN, vos responsabilités seront variées et incluront les missions suivantes :
Coordination et gestion des réunions
* Planifier et coordonner les réunions internes et externes, préparer les documents nécessaires (ordres du jour, comptes-rendus, présentations et diffusion)
* Assurer la gestion de la gouvernance avec la Directrice Générale (organisation, présentation, suivi administratif et réglementaire)
Gestion administrative et financière
* Assurer le suivi des dépenses et des factures liées au fonctionnement général de numelians
* Gérer la documentation administrative, les contrats, les devis
* Préparer le budget annuel en collaboration avec les responsables de pôles, le comptable et la Directrice Générale
* Suivre le budget courant et alerter
Ressources humaines
* Etre le relai avec le cabinet externalisé (transmission des variables, contrats de travail, avenants, gestion administrative des recrutements
* Suivre et gérer le onboarding
Communication interne et externe
* Maintenir une communication fluide avec les équipes internes, les clients et les partenaires externes.
* Organiser des événements d’entreprise, des réunions avec des clients, et soutenir les équipes dans leurs interactions avec les clients.
* Gestion des informations
* Assurer la confidentialité des informations stratégiques et sensibles de numelians
* Etre le relai de notre DPO
* Garantir la qualité et le respect des processus de l’entreprise
COMPTETENCES ET QUALITES RECHERCHEES
* Compétences relationnelles : Excellentes capacités de communication, à l’oral comme à l’écrit, avec une capacité à interagir avec des interlocuteurs variés en interne comme en externe tels que élus, DGx…
* Rigueur et organisation : Sens de l’organisation, gestion des priorités et capacité à travailler de manière autonome tout en étant réactive aux besoins.
* Discrétion et confidentialité : Sens de la confidentialité et gestion des informations sensibles.
* Esprit d’équipe et proactivité : Capacité à travailler en équipe, tout en étant capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes de manière autonome
* Maitrise des outils MS365 dont Excel, Word, PowerPoint, Teams, Sharepoint et des outils de mise en page comme Canva
Formation : Licence à Master en management des organisations, assistant de direction, assistant gestion PME-PMI
ou expérience préalable de 3 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans une ESN ou dans un environnement numérique.
Nous étudierons votre candidature avec attention et reviendrons vers vous si votre profil correspond à nos attentes.
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