Secrétaire h/f (h/f)

Dans le cadre d'un CDD à mi-temps pour une durée de 9 mois, l 'APEI Centre Alsace recrute un(e) secrétaire pour un remplacement maladie puis congé maternité.

Les missions principales de l'établissement sont les suivantes:
- Prise en charge de personnes en situation de handicap mental et/ou psychique
- orientation « travailleurs »

- Elle/il est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur de Pôle.
- Elle/il est en relation fonctionnelle avec l'assistante de direction du Pôle et l'ensemble des services de l'APEI Centre Alsace (Siège, RH, comptabilité ).
- Elle/il s'inscrit dans une transversalité au sein du Pôle AHI, et participe à l'organisation de manifestations ponctuelles.

Accueil :
- Elle/il assure l'accueil dans sa globalité.

Secrétariat :
- Elle/il assure les tâches administratives courantes (traitement du courrier entrant/sortant, saisies diverses, invitations aux réunions institutionnelles, archivage ).
- Elle/il participe au suivi de la démarche Qualité en collaboration avec la Direction.
- Elle/il participe à l'évolution informatique à travers l'élaboration du cahier des charges.
- Elle/il assure la gestion des stocks de fournitures bureautiques.
- Elle/il participe au suivi du classeur sécurité en collaboration avec l'agent technique.

Fonctions spécifiques :
- Elle/il gère les dossiers d'admission et de sortie des accueils permanents et temporaires.
- Elle/il assure le lien avec les instances spécifiques (MDPH, CAF, ViaTrajectoire, Collectivité Européenne d'Alsace ).
- Elle/il participe à l'élaboration du budget prévisionnel d'activité et assure la mise à jour des tableaux de suivi.
- Elle/il établit l'ensemble des factures découlant de l'accueil (Prix de journées, participations mensuelles, reversements ).
- Elle/il assure le recueil des documents des nouveaux salariés.
- Elle/il établit des déclarations diverses (embauches auprès de l'URSSAF, accidents du travail ) et organise les rendez-vous auprès de la médecine du travail. - Elle/il renseigne les rapports d'activité, et les différentes enquêtes (ANAP, ES, recensement ).
- Elle/il participe à la gestion (téléphonie, outils informatiques ), en collaboration avec le responsable du système d'information.

Compétences/Qualités requises :
- Bonne maitrise des outils informatiques, bureautiques,
- Faire preuve d'initiative,
- Capacité de travailler seul(e), être organisé(e) et rigoureux(se),
- Connaissance du logiciel CEGI serait un plus.

Expérience : Une expérience dans le secteur médico-social serait appréciée.

Le poste est à pourvoir immédiatement.

Date butoir de dépôt des candidatures : 26/02/2025

Experience: 6 Mois - secrétariat

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,connaissance logiciel CEGI,maitrise des outils bureautiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.