Assistant.e évènementiel (h/f)

Nous recherchons un.e assistant. événementiel pour rejoindre une petite structure. Vous serez amené.e à travailler sur plusieurs formats d'évènements (salons, conférences, etc). Attention, nous n'organisons pas d'évènements festifs (ex : soirées, mariages, etc) ! Le poste combine travail de bureau et travail de terrain.

Vous travaillerez sous la responsabilité de la directrice de la structure :

Commercial

Vous participez au développement du chiffre d'affaires des évènements. Vous :

- Prospectez en étant en veille de nouvelles opportunités, de potentiels exposants.
- Mettez à jour et développez nos bases de données, vous prenez des rendez-vous commerciaux et relancez (mail, téléphone)
- Préparez des supports de vente : brochures de présentation, grille tarifaire, etc
- Participez aux rendez-vous commerciaux.

Production

Vous :

- Participez à la planification des évènements (cahier des charges, planning, budget)
- Recherchez et coordonnez les prestataires
- Configurez la billetterie
- Passez les commandes (badges, goodies, etc)
- Veillez au montage des stands et vous assistez les prestataires lors de l'installation des équipements (électricité, mobilier, etc)
- Jouez le rôle d'interface pour les exposants, les intervenants et les participants.
- Vérifiez l'agencement des salles conformément aux plans
- Réalisez les tests techniques des équipements
- Installez la signalétique (roll ups, affiches, etc)
- Supervisez le démontage des stands et la récupération des équipements.

Communication : vous contribuez à l'élaboration des supports de communication et de promotion des événements (ex : stories Instagram)

Profil :
- Vous aimez l'adrénaline liée aux évènements, les to do lists et la planification.
- Vous êtes proactif.ve et vous n'hésitez pas à mettre la main à la pâte : vous aidez à monter les stands, courez récupérer des documents chez l'imprimeur, répondez aux emails.
- Vous savez mener plusieurs projets simultanément en respectant les échéances.
- Vous n'avez pas peur du téléphone car vous allez devoir appeler, faire des relances, etc.
- Votre orthographe est irréprochable car vous serez amené.e à communiquer par mail
- Permis et véhicule obligatoire
- Vous disposez idéalement de premières expériences sur des fonctions similaires.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Concevoir et gérer un projet,Concevoir une animation événementielle,Élaborer, suivre et piloter un budget,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil en relations publiques et communication

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.