Officier d'état civil h/f

Instruire et constituer les actes d’état civil et assurer la tenue administrative des registres.

Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.

- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public et le renseigner en matière d’état civil
- Etablir les différents actes d’état civil : naissance, mariage, décès, livret de famille …
- Traiter et répondre par courrier aux demandes des particuliers, notaire, procureur, tribunal en matière d’état civil (livret de famille, changement de nom …)
- Effectuer les mentions sur les registres et dans le logiciel état civil (divorces, mariages, PACS …)
- Apporter les rectifications sur les registres et dans le logiciel état civil à la demande du Procureur de la République
- Etablir les reconnaissances de paternité anticipées
- Effectuer le recensement militaire et transmettre l’état chaque trimestre
- Constituer les dossiers de mariage

• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis

• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel

• Alerter la collectivité en cas de doute ou de difficultés

• Etablir l’acte de mariage et de publication des bans

• Préparer le livret de famille, livre d’or, certificats de mariage, actes, avis de mise à jour…

• Inscrire le mariage dans les registres

• Transmettre les dossiers de mariage au Procureur

• Tenir à jour le planning des mariages, baptêmes en collaboration avec le collaborateur de cabinet
- Assurer la gestion administrative liée à un décès sur la commune en collaboration avec les pompes funèbres, la police municipale, les élus, les mairies de naissance et de résidence
- Constituer les dossiers de PACS

• Informer et transmettre aux personnes intéressées les documents relatifs au PACS

• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis pour constituer le dossier papier et fixer le rendez-vous

• Enregistrer informatiquement les informations relatives au dossier et éditer le récépissé d’enregistrement de PACS

• Valider la déclaration et la convention du PACS

• Recevoir les 2 partenaires pour finaliser le dossier et leur remettre le récépissé et la convention de PACS

• Transmettre aux communes de naissance les mises à jour du PACS et effectuer la déclaration à l’INSEE
- Traiter les dissolutions ou modifications de PACS
- Rédiger et enregistrer divers courriers sous contrôle de la DGS
- Effectuer les démarches en cas de demande de légalisation de signature ou de certification conforme
- Assurer la gestion du cimetière (en remplacement de l’agent)

• Accueillir les familles

• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière sur le logiciel

• Tenir et mettre à jour le registre de dispersion des cendres

• Mettre à jour les fiches cartonnées relatives aux concessions
- Effectuer les dossiers de baptême républicain
- Préparer et assister au tirage des jurés d’assise, transmettre les résultats aux mairies, aux tribunaux, aux intéressés
- Effectuer les procès-verbaux des registres de fin d’année relatifs aux actes de naissances, décès, mariages
- Clôturer et créer les registres sur le logiciel chaque année
- Transmettre les états des actes de l’année au Procureur de la République et à la reliure
- Archiver les documents

Savoirs Généraux

 Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil

 Connaissance générale relative à l’état civil

 Connaissance des procédures liées au mariage

 Connaissance des techniques de tenue des registres

 Connaissance des logiciels professionnels

 Connaissance des techniques d’accueil du public

Savoir-Faire
- Réactivité en cas de situation d’urgence
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Dialogue et écoute

Savoir-Être
- Savoir s’adapter, être polyvalent
- Avoir des qualités relationnelles
- Discrétion et confidentialité
- Être rigoureux, disponible