Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Responsable du pôle Culture Communication Evènementiel et Vie Associative avec lequel vous travaillez en étroite collaboration, le(la) Chargé(e) d'accueil et assistante de pôle assure l'accueil et l'assistance administrative du pôle Culture Communication Evènementiel et Vie Associative.
Assistance du Pôle Culture Communication Evènementiel et Vie associative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l'assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l'équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes...)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l'organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie - adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)
Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.
Compétences technique
- Connaissance du SIRH Berger-Levrault
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs.
- Maîtriser le Pack office
- Être à l'aise dans la recherche de données, d'informations et dans l'élaboration d'outils de communication adaptés
- Avoir la capacité de s'adapter et à traiter les urgences
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux, réactif, travailler avec méthode et avoir le sens de l'organisation.
- Capacité d'analyse et d'adaptation
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Être réactif et disposer d'une bonne aisance relationnelle et d'écoute
Compétence relationnelle
- Capacité relationnelle
- Avoir le sens du travail en équipe et de manière transversale
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité
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