Responsable de la gestion des instances

Responsable de la Gestion des Instances (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.


Structure d'accueil

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666, lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris.

L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris 14ème avec quelques déplacements à Meudon.


Activités principales

Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet de la Présidence, le-la responsable de la gestion des instances assure la préparation des dossiers et le bon déroulement des séances.

Les activités s’exerceront sur les périmètres suivants : Présidence, Conseil d’Administration, Conseil Scientifique et leurs vice-présidents. Le-la responsable de la gestion des instances pourra être appelé(e) à collaborer avec certaines personnes exerçant au sein de la Présidence, afin d’assurer la continuité de service du cabinet.

Activités principales auprès du Conseil d’Administration et du Conseil Scientifique :

1. Assurer les activités d’assistance administrative et technique des conseils : gestion des plannings de réunion, suivi des ordres du jour et contrôle des échéances, collecte des informations auprès de la direction générale des services et des directeurs de départements et de services, mise en forme des supports des réunions, élaboration des comptes rendus, accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, rédaction des courriers et documents administratifs, traitement des contacts des vice-présidents (gestion du planning et des déplacements).
2. Organiser et gérer les appels d’offres annuels du Conseil Scientifique (budget dédié aux appels d’offre : 423 k€).
3. Élaborer et alimenter des tableaux de bord administratifs et financiers (budget total du Conseil Scientifique : 626 k€).
4. Contribuer à la mise en place d’outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement.
5. Assurer la mise à jour des pages Web externes et internes.
6. Suivre l’évolution réglementaire impactant l’activité des Conseils.
7. Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité des vice-présidents.
8. Assurer la circulation générale de l’information avec les unités et services et les partenaires extérieurs.

Activités spécifiques ou transverses :

* Apporter un soutien à la gestion financière de l’Unité d’Appui à la Recherche « Observatoire de Paris » du CNRS.
* En cas de besoin, assurer la continuité du cabinet de la Présidence (agenda, courrier...).


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Vous connaissez l'organisation et le fonctionnement d’un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche, ainsi que les missions et le mode de fonctionnement des principales instances. Vous avez des notions de gestion budgétaire et comptable, vous maîtrisez le pack Office.

Des notions d'anglais sont appréciées.

Vous disposez de qualités rédactionnelles indéniables et d'une bonne capacité de synthèse.


Type de contrat et Rémunération :

Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par détachement ; grille indiciaire Assistant Ingénieur.

Poste ouvert aux contractuels : rémunération en fonction du profil, entre 24k€ et 32k€ selon le nombre d'années d'expérience professionnelle.

Ce poste n'est pas ouvert à la catégorie Stage et Alternance.


Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

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