Gestionnaire courrier

Au sein du Bureau « relations aux usagers » du SGC, gère le courrier de la Préfecture et des Directions Départementales Interministérielles à l’arrivée et au départ sous forme papier et dématérialisée :

• Courrier arrivée :
- accuse réception des courriers recommandés déposés par La Poste (le matin) et des plis acheminés par coursier;
- réceptionne, trie, classe le courrier simple ;
- organise, distribue, transmet le courrier (en cas d’absence simultanée des 2 autres agents);
- enregistre courriers et courriels, y compris sur logiciel spécialisé, selon un périmètre défini ;
- traitement des boîtes fonctionnelles,
- veille, gère et oriente les courriels arrivant dans MAARCH vers les boîtes fonctionnelles des services concernés.

• Courrier réservé :
- identifie, oriente et prépare le courrier réservé ;
- enregistre le courrier réservé dans MAARCH.

• Élabore et publie le recueil des actes administratifs hebdomadaire le mercredi et le cas échéant supplémentaires sur demande ;

• Parapheurs :
- assure le suivi des parapheurs des services préfectoraux et des DDI ;
- enregistre, copie et classe les arrêtés de retour de signature.

• Actualise la rubrique courrier sur l’intranet

• Actualise la documentation interne (fiches de procédures...)

• Courrier départ :
- prépare le courrier au départ et l’expédition en cas d’absence de l’agent en charge de la mission ;
- assure le suivi et le contrôle des frais d'affranchissement courrier par direction en lien avec le pôle « Budget Immobilier Achat » du SGC

• Statistiques :
- recense et réalise les reportings mensuels sur l’activité courrier et accueil, pour le compte de la préfecture et des DDI (suivi des affranchissements, volume courrier entrant, réservé)

• Réservation des salles :
- administre le logiciel de réservation des salles (création des comptes, gestion des réservations sensibles, accompagnement des utilisateurs)

Personnes à contacter :
Mélanie VILLEDIEU, cheffe du bureau « relations aux usagers » 04.73.98.61.71

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise/à acquerir

Avoir des compétences en informatique/niveau pratique/requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau initié/requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/à acquérir

Savoir analyser/niveau maîtrise/requis

Savoir s'organiser/niveau pratique/requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis

Savoir accueillir/niveau maîtrise/requis

Savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

Savoir communiquer/niveau pratique/requis