Assistant de formation continue (h/f)

Missions principales et responsabilités

La personne recrutée aura pour mission au sein du département de la formation continue :
- L'accueil du public, des stagiaires et des intervenants de formation continue.
- Le suivi logistique du service et des cours.
- L'assistance au chef de service.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter :

- Accueillir et informer le public extérieur intéressé par la formation continue (présentiel, mail, renseignements téléphoniques .).
- Accueillir et renseigner les stagiaires, les enseignants, les intervenants de la formation continue.
- Assurer le suivi administratif des stagiaires de FC : inscriptions, attestations de présence.
- Assurer le suivi logistique et financier du service : gestion des commandes de matériel, établissement des demandes d'achat et bons de commande, établissement des frais de déplacement, et ordre de mission y compris à l'international, (utilisation de cocktail ou autre logiciel de comptabilité), des déjeuner de réception, etc.
- Assurer la logistique pédagogique : gestion des emplois du temps sur hyperplanning, des salles et du matériel, organisation des voyages et des visites, préparation et diffusion des supports de cours et des informations auprès des inscrits en formation, etc.
- Participer aux salons : Esprit Jardin, Chantilly, Jardins Jardin 2 et Journée Portes ouvertes, etc.

Savoirs

- Connaître le droit lié à la formation continue et en matière de protection des données.
- Maîtriser les techniques générales de secrétariat.
- Utiliser les logiciels Excel, Word.
- Mettre en œuvre des procédures et des règles.
- Exprimer et structurer des idées par écrit.
- Élaborer des fiches de procédures.
- Maîtriser les techniques et les outils de communication.

Savoir-être

- Sens des relations humaines.
- Aptitude à la communication, sens du dialogue et de l'écoute.
- Capacité à être force de proposition.
- Savoir organiser son travail au sein d'une équipe.
- Aptitude à faire preuve d'adaptabilité et réactivité.
- Sens de l'organisation - grande réactivité.
- Autonomie / Confiance en soi.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
- Rigueur / fiabilité.

Une connaissance de cocktail, hyperplanning et une expérience dans un établissement d'enseignement seraient un plus.

L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique directe de Madame Véronique LAULIER.
L'agent n'a pas de personnel à encadrer.

Lorsque les missions le permettent, le télétravail peut être accordé sur demande. Il est actuellement limité à une journée par semaine (pour une quotité de 100%) + 10 jours de télétravail flottants, mais pourrait évoluer vers 2 jours par semaine.

L'organisation du travail est régie par un règlement intérieur (RIALTO) accessible à l'adresse suivante :
https://www.ecole-paysage.fr/fr/ressources/rialto

L'école est fermée les 15 premiers jours d'août et la semaine entre Noël et Jour de l'an et les agents placés en congés sur ces périodes.
L'école est également fermée 1 semaine en février et les agents qui le souhaitent placés en télétravail.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.