Chargé(e) d'accueil - officier(e) d'etat civil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la Directrice des Affaires Générales, vous intègrerez une équipe de trois personnes au service accueil de la mairie. Missions / conditions d'exercice Activités du poste :
- Accueil physique et téléphonique,
- Etat Civil,
- Mise à jour et actualisation régulière de la base COMEDEC,
- Mise à jour et actualisation de la base d'adresse numérique de la commune,
- Passeports - carte d'identité,
- Courrier (enregistrement arrivé et départ),
- Rédiger, créer et diffuser des supports de communication Profils recherchés Connaissances techniques et générales :
- Connaître l'organisation et les activités des services (organigramme)
- Connaître le fonctionnement du standard téléphonique,
- Connaître les techniques de communication téléphonique,
- Connaitre les règles d'Etat Civil,
- Savoir rédiger les actes d'Etat Civil,
- Avoir des notions de généalogie,
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives,
- Appétence pour la création et la diffusion d'information institutionnelle

Savoirs faire :
-Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Savoir identifier et gérer la demande,
- Orienter vers les personnes et services compétents,
- Savoirs recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, mariage...),
- Etablir les différents actes d'état civil,
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil,
- Aider à rédiger des documents administratifs,
- Savoir rédiger les actes d'état civil,
- Etablir les dossiers de mariage,
- Tenue administrative et dématérialisée des registres d'état civil,
- Créer et diffuser les informations institutionnelles,
- Bonne capacité rédactionnelle

Savoir être :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Etre à l'écoute des usagers,
- Savoir les renseigner,
- Avoir un esprit d'équipe et le sens du service public,
- Etre rigoureux dans la saisie des données dans les bases.

Conditions d'exercice :
- Travail en bureau et guichet d'accueil,
- Horaires réguliers avec permanence plus tard un soir dans la semaine,
- Force moral et éthique du service public,
- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation public,
- 37h30 hebdomadaire avec ARTT