Agent d'accueil et associations

Commune de la Région Auvergne Rhône-Alpes, Lentilly (6 480 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme avec la présence de deux arrêts du Tram-train de la ligne Saint-Paul - Sain Bel. 90 agents sont présents au quotidien auprès des élus et des administrés de la commune.

Assurer l'accueil des usagers, assurer les demandes de CNI/Passeport, Instruire et constituer les actes d'Etat civil, Assurer et suivre les élections

* Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Conseiller les usagers sur les procédures,
- Orienter le public vers l'interlocuteur compétent,

* Gestion des demandes de CNI et passeport :
- Assurer les Rdv dépôts et remises de titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- Préparer les dossiers pour les rdvs du jour,
- Traiter les demandes de cartes d'identité, de passeports et de titres de séjour,
- Contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis)
- Procéder aux enregistrements des demandes de création et de renouvellement sur la plateforme de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés,
- Assurer l'impression des récépissés, la numérisation des signatures des demandes et des empreintes,

* Associations :
- Mettre à jour la liste des associations,
- Établissement des conventions temporaires et permanentes d'utilisation des salles, ménages et prêt de matériel,
- Gestion des plannings des salles,
- relation et prise de rendez-vous avec les associations pour la location de salles,
- préparation des dossiers de subventions,
- réception des dossiers de subventions avec rédaction des notes de synthèse,
- archivage

* Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mise à jour des registres d'état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, ...),
- Délivrance des actes d'état civil,
- Délivrance des autorisations funéraires,
- Préparation des dossiers de mariage et/ou PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention, ...),

 Tâches secondaires

* Traitement des demandes de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, ...,

* L'agent peut être amené à remplacer un agent absent ou à seconder temporairement un agent ayant un surcroît d'activité,

Conditions d'exercice :
- temps complet à 37h00 hebdomadaire avec un samedi sur 2 travaillé,
- Horaires réguliers avec des amplitudes variables en fonction de l'activité, des élections,
-Travail au bureau,
-Disponibilité vis-à-vis du public,
- Rémunération statutaire avec RIFSEEP,
- tickets restaurants,
- Participation mutuelle (25€), et prévoyance (prise en charge à 100%),
- adhésion au CNAS

 Les " savoirs

Connaissance de la réglementation en matière d'état civil et funéraire,

Connaissance de la législation et de la réglementation applicable en matière de CNI/Passeport,

Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale

 Les " savoir-faire

Travailler en équipe

Capacités rédactionnelles

Maîtrise des outils de bureautiques

Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress

Qualités organisationnelles

Aptitude à gérer les priorités

Aptitude à tenir les délais

Aptitude à gérer les conflits

 Les " savoir-être

Qualités relationnelles notamment sens de l'écoute, du dialogue, de la communication et diplomatie,

Sens du service public,

Sens des responsabilités,

Esprit d'initiative,

Rigueur,

Autonome,

Polyvalent,