Assistant chef de projet d'évènementiel en association (h/f)

L'organisateur(rice) d'événements organise son travail afin de prendre en charge les événements (sorties, ateliers, fêtes, opérations spécifiques.) de l'association mais aussi proposer de nouvelles initiatives afin de participer au développement du collectif, en ayant pour dessein de répondre aux besoins des adhérents et des populations concernées.
Après une période d'étroite collaboration avec la présidente (d'une durée approximative de 3 mois), l'organisateur(rice) d'événements est autonome dans la réalisation des missions qui lui sont confiées. Il (elle) devra être en capacité de :
- Accueillir les visiteurs avec soin en ajustant son approche au public éclectique comme décrit précédemment (individuel, groupe, association, handicap, âge, objectif.), tout en observant une même qualité de relation,
- Assurer des permanences pour informer, orienter, enregistrer inscriptions, adhésions.
- Coordonner les événements en :
- enregistrant les inscriptions, annulations, paiements.
- assurant le suivi avec les partenaires, fournisseurs, prestataires.
- négociant, identifiant le bon rapport qualité/prix, faisant valoir la qualité d'association à but non lucratif afin de diminuer les coûts,
- favorisant une politique de partenariat avec des clubs, partenaires, associations,
- élaborant les feuilles de route et autres documents nécessaires au bon déroulement des manifestations,
- y participant autant que possible,
- comptabilisant les participations et en relançant.
- Travailler sur les outils de planification, organisation, gestion.,
- Élaborer des supports de communication,
- S'assurer de la bonne coordination des publications, promotions, affichages sur toutes plateformes,
- Suivre les opérations financières et le budget relatif aux événements,
- Participer aux réunions traitant de sujets en lien avec sa fonction,
- Identifier les priorités et intervenir sur l'ensemble des tâches et opérations (logistiques, humaines, financières) en parfaite coordination avec la présidente,
- avoir le souci permanent de la sécurité des lieux et des personnes,
- alerter éventuellement sur les difficultés rencontrées,
- faire circuler l'information, être force de proposition, partager les expériences et l'information,
- assurer une veille informative, notamment sur les lieux, promotions, actualités, tendances, besoins exprimés..

Non restreint(e) dans son domaine d'activité, il(elle) doit être capable d'apporter son aide sur les tâches pratiques comme sur les tâches supports et organise l'activité dans un objectif de qualité (service, coût, délai) et de rentabilité économique, en tenant compte des orientations et décisions de l'association.

Experience: 1 An(s) - dans l'évènementiel

Compétences: Normes rédactionnelles,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de prise de notes,Techniques de numérisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre à un appel d'offre,Élaborer des tableaux de bord,Relayer de l'information,Sensibiliser un public,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Réaliser une recherche documentaire,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

HAPPY HAND, s'est engagée à rendre un service désintéressé aux personnes en situation de handicap, et à partager l'éthique, les objectifs et l'objet social de l'association. HAPPY HAND a pour vocation de contribuer à « Bâtir un Handicap Citoyen » ce qui se traduit par aider à l'inclusion sociale des personnes en situation de handicap, diversifier la palette de leurs perspectives de vie, accompagner les aidants et participer au développement d'une dynamique collective, publique et privée.