Assistant de gestion formation (f/h)

L’agent sera en charge des missions suivantes :

• Gestion administrative et financière des stages départementaux :
o saisie du calendrier départemental de formation (logiciel GEEF) ;
o convocations des stagiaires et des formateurs (logiciel GEEF) ;
o transmission du dossier de stage aux responsables pédagogiques (RP) ;
o traitement de fin de stage suite au retour du RP sur GEEF (attestations ou diplômes, paiement des vacations stagiaires et formateurs, validation pédagogique) ;
o paiement des factures de restauration et d’hébergement (logiciel CIRIL finances) ;
o traitement du coût financier (logiciel GEEF) ;
o mise à jour des livrets individuels de formation.

• Gestion administrative et financière des permis poids lourds et fluviaux :
o recensement des agents à inscrire en lien avec les compagnies ;
o suivi des conventions ;
o engagement financier ;
o création des sessions dans le logiciel GEEF ;
o traitement de fin de stage à l’issue de la formation (paiement des indemnités horaires stagiaires, validation pédagogique, création des emplois) ;
o paiement des factures (logiciel CIRIL finances) ;
o traitement du coût financier (logiciel GEEF).
• Gestion administrative et financière des manifestations sportives (cross et parcours sportifs) :
o cross départemental :
 participation aux réunions d’organisation ;
 préparation du dossier d’autorisation en préfecture en lien avec les organisateurs ;
 recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents participants ;
 préparation des dossards ;
 tenue du secrétariat le jour de l’évènement ;
o cross national :
 recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents sélectionnées ;
 constitution et dépôt du dossier d’inscription auprès du SDIS organisateur ;
o parcours régional et national :
 recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents sélectionnées ;
 constitution et dépôt du dossier d’inscription auprès du SDIS organisateur.

• Gestion des réservations de repas et hébergements pour formation :
o traitement des demandes de réservation de repas pour formation ;
o traitement des demandes de réservation d’hébergement ;
o engagements financiers ;
o transmission des demandes aux fournisseurs.

• Continuité de service du bureau assistance de gestion (ponctuellement) :
o gestion administrative et financière des stages externes ;
o gestion administrative et financière du brevet des jeunes sapeurs-pompiers.

• Divers :
o accueil téléphonique et physique ;
o suivi des demandes mails ;
o saisie des dossiers de recrutement des sapeurs-pompiers volontaires (logiciel GEEF) ;
o suivi des demandes de stages ;
o suivi des conventions de stages ;
o suivi archivage.