Chargé.e d'accueil physique et téléphonique. service des relations avec les usagers.

Chargé.e d'accueil physique et téléphonique. Service des relations avec les usagers.

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* Fonction publique : Fonction publique de l'État

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1. Accueil physique et téléphonique (sites de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance)
2. Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique des usagers, réguler les délais d’attente
3. Renseigner les usagers dans leurs démarches administratives, les orienter vers le bon service
4. Veiller à la bonne tenue du hall d’accueil et de l’affichage, observer afin de participer à la sécurité
5. Trier le courrier arrivée et recenser les recommandés, collecter le courrier départ
6. Réserver des salles de réunion
7. Attribuer le courrier des boites fonctionnelles de la préfecture et des directions départementales interministérielles
8. Rédiger des courriers de réponse aux usagers
9. Remplir les tableaux de suivi qualité
10. Savoir guider les usagers au point d’accueil numérique dans leurs démarches en ligne
11. Recueillir et remettre les passeports temporaires, de mission et de service
12. Effectuer des recherches dans les archives, répondre aux réquisitions judiciaires
13. Assurer le lien avec les mairies, le CERT et l’ANTS, gérer le dispositif mobile, attribuer les CERFA
14. Mise en place des micros et de la visio dans les salles de réunion

Votre environnement professionnel :

Le service des relations avec les usagers est un service du secrétariat général commun départemental du Morbihan, placé sous l’autorité d’un directeur et d’un directeur adjoint. Le site de Gaulle est votre site principal; vous avez vocation à travailler plusieurs fois par mois sur les 3 autres sites.

Activités du service : Le service des relations avec les usagers assure l’accueil physique et téléphonique, ainsi que le courrier arrivée et départ sur les sites du périmètre administration territoriale à Vannes. Les agents sont répartis sur 4 sites : de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance.

Composition et effectifs du service : Le service des relations avec les usagers est composé d’un chef de service de catégorie A, d’un chef de pôle catégorie B, d’un chef de pôle catégorie C, et de 12 agents de catégorie C.

Liaisons hiérarchiques : L’agent est placé sous l’autorité du chef de service et du chef de pôle accueil physique et téléphonique.

Liaisons fonctionnelles : L’agent travaille au service des administrations dans lesquelles il exerce.


Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

* Connaissances techniques :
o Connaître l'environnement professionnel : niveau expert à acquérir
o Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert requis
* Savoir faire :
o Savoir travailler en équipe : niveau expert requis
o Savoir s'organiser : niveau initié requis
* Savoir être :
o savoir accueillir : niveau maîtrise requis
o savoir communiquer : niveau initié requis
o savoir s'adapter : niveau expert requis

Vos perspectives : Ce poste de catégorie C permettant d’appréhender les missions de tout le périmètre de l’administration territoriale de l’État, il est particulièrement intéressant pour les agents souhaitant évoluer vers le grade de AAP1 ou vers la catégorie B.

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans


Éléments de candidature


Personnes à contacter

Localisation Administrative et géographique : Préfecture du Morbihan - Place du Général de Gaulle - 56000 Vannes

Code fiche de l'emploi type (REMI) : USA002A - Chargé d'accueil

Spécificités du poste / Contraintes :

* Disponibilité et présence sur site (ouverture des accueils de 8h à 17h30)
* Astreinte standard

Qui contacter :

* Rébecca ROCHE, cheffe du service des relations avec les usagers: rebecca.roche@morbihan.gouv.fr
* Olivier GRANGETTE, directeur du secrétariat général commun: olivier.grangette@morbihan.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : formulaire

2° de l'article L.332-2 du Code général de la fonction publique

Vacant à partir du 15/05/2024

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

#J-18808-Ljbffr