Chargé du suivi administratif et de la maintenance des travaux h/f

Où avez-vous mis les pieds ?

HDDB est la holding d'une marque de cigarettes électroniques (Cigusto France) en pleine croissance et dont les maîtres mots sont service, satisfaction client et expertise. Nous sommes présents sur tout le territoire français avec plus de 200 magasins ! Et ce n'est que le début

Notre développement continue de s'intensifier au sein de notre réseau de distribution. Afin d'accompagner nos projets de croissance, nous recherchons un(e) Chargé(e) du Suivi Administratif et de la Maintenance des Travaux.

Concrètement, en quoi consiste ce poste ?

Rattaché(e) au Directeur Travaux, et intégré(e) au sein d'une équipe de 5 personnes, vous serez en charge de participer au bon déroulement des ouvertures, des opérations de remodeling et du suivi de nos magasins. Missions principales :

Suivi administratif des projets :
- Assurer la gestion des démarches administratives auprès des parties prenantes (bailleurs, mairies, fournisseurs).
- Assurer la facturation des magasins affiliés et intégrés, depuis la phase d'étude jusqu'à la première année de vie du magasin.
- Suivre et transmettre les factures des différents corps d'état pour les travaux au service comptabilité.
- Coordonner les demandes spécifiques (ouverture des fluides, installation de caméras, extincteurs, nettoyage) auprès des fournisseurs et veiller à obtenir les autorisations nécessaires (notamment auprès de la préfecture pour l'installation des caméras).
- Intégrer les nouveaux produits et fournisseurs dans le système de gestion (SWAPPY).
- Gérer la partie administrative liée à la maintenance, incluant la rédaction de devis, le suivi de la facturation et la coordination des interventions.

Suivi de chantier :
- Suivre les étapes d'avancement sur l'outil de planification.
- Assurer le respect des garanties des partenaires et veiller au bon déroulement des opérations jusqu'à la levée des réserves.

Suivi de magasin :
- Être responsable de l'entretien et de la maintenance des infrastructures des magasins (rideaux, clim, chauffage etc.) ainsi que de l'application des normes de sécurité (incendie, électrique etc.)
- Gérer les demandes et suivi des dépannages sur toute la vie du magasin (plomberie, électricité, mobilier, télécom etc.) jusqu'aux réparations.
- Suivre rigoureusement les stocks nécessaires au bon fonctionnement du magasin, en veillant à la disponibilité des articles et à leur renouvellement en temps voulu.
- Assurer la gestion initiale des sinistres en tant que premier point de contact, et prendre en charge leur traitement ou transmettre le dossier aux services compétents selon la nature du sinistre.

Optimisation des coûts :
- Contribuer à l'analyse des coûts des projets, proposer des solutions d'optimisation et mettre en place des contrats-cadres afin de maîtriser les dépenses.

Les activités principales citées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.