Secrétariat accueil mds fangerots h/f

Descriptif et missions Secrétariat Accueil MDS Fangerots F/H
Ce poste est à pourvoir à GAP.
Secrétariat Accueil MDS Fangerots F/H
Intitulé du poste : Secrétariat-accueil en Maison des Solidarités - Direction des Solidarités en Territoire - Agence Territoriale de la Cohésion Sociale Gap-Durance - Maison des Solidarités de Gap-Fangerots
Contexte :
La particularité du poste de secrétaire Enfance exige des attendus liés
à la fonction :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (tenue des tableaux de suivi des échéances des mesures d'Aide Sociale à l'Enfance)
- Être à l'aise dans les tâches de secrétariat (90% secrétariat/10% Accueil)
- Être sensibilisée aux problématiques de protection de l'Enfance et dispositifs de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Bon relationnel en équipe de travail
Missions :
Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale
Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité
- Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
- Conseil et assistance aux usagers ;
- Prise de messages et rendez-vous ;
- Gestion du courrier - arrivée et départ - ;
- Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de
la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;
- En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.
Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale
- Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
- Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.
Gestion administrative d'une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)
- Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
- Participer à l'organisation des différentes instances ;
- Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Contribution à la formation des professionnels
- Accueil et accompagnement des stagiaires.
Participation au groupe de travail des secrétaires
- Harmonisation des procédures ;
- Gestion des relations avec le public.
Profil recherchéSecrétariat Accueil MDS Fangerots F/H
Diplômes et formations souhaitées :
Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
Spécialisation ou expérience en secrétariat
Bureautique : Niveau Requis : Maîtrisé
Pack Office / Internet / Outlook / intranet
Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques
Expérience :
Accueil de public / Secrétariat
Application métier :
Solis / I-parapheur
Permis de conduire : C - E- B -
Détails :
Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l'organisation de l'institution ;
Rigueur et sens de la méthode ;
Grande discrétion ;
Esprit d'initiative ;
Disponibilité horaire ;
Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d'écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
Capacité de travail en équipe.
EC20667
Avantages collectifs au travail Secrétariat Accueil MDS Fangerots F/H
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
Description de la collectivité
Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.