Technicien / technicienne de gestion administrative (h/f)

Mission :
L'agent aura pour mission d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique
et logistique auprès des services accueil et gestion financière, d'assurer l'accueil et la réception au laboratoire, et de réaliser des actes administratifs, principalement pour le suivi de la réception des commandes.

Activités :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), dans le respect des règles de protection du laboratoire
- Répondre aux demandes d'informations des agents internes et de l'extérieur et rediriger vers les services compétents
- Assurer la réception et l'envoi des colis et courriers des agents du laboratoire, depuis la réception physique, l'information au destinataire, la constatation des livraisons et le classement des bons de livraison, en lien avec le service gestion financière pour la certification
- Réaliser le rapprochement des factures aux bons de commandes et archiver les commandes
- Effectuer les relances auprès des fournisseurs pour s'assurer que les factures soient déposées sur Chorus,
- Assurer l'information du suivi de paiement aux fournisseurs en cas de litige, en lien avec le service gestion financière pour le règlement des litiges
- Assister à l'archivage des commandes par projet et par année, dans un calendrier défini annuellement.
- Gérer les agendas relatifs au suivi de la réception des commandes et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des réceptions de commandes
- Assurer le soutien logistique par le suivi et la commande des fournitures de l'activité du laboratoire, la réservation de locaux de l'assistance logistique lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe (séminaires, soutenances, évènements)
- Participer à la gestion administrative de la structure

Experience: Débutant accepté