Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarités, la Direction de l'Aide Sociale à l'Enfance compte environ 1 280 agents regroupés en services et unités.
Cette Direction assure les missions de l'aide sociale à l'enfance et coordonne pour la CeA la politique de protection de l'enfance ainsi que le pilotage de 2 foyers de l'enfance. Au sein de l'équipe territoriale ASE, vos assurez les missions suivantes :
- Les tâches de secrétariat des responsables et de l'ensemble de l'équipe
- L'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants admis au service de protection de l'enfance selon la procédure en vigueur
- L'instruction des éléments permettant le financement des prestations liées aux enfants confiés
- L'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires
A ce titre, au sein d'une équipe de trois secrétaires, vos principales activités se déroulent comme suit :
Secrétariat des responsables et de l'équipe :
- Assurer la gestion des dossiers suivis par le responsable et son adjoint
- Assurer l'accueil téléphonique : filtrer les appels, prendre les messages, informer et orienter en fonction de la demande
- Organiser et tenir à jour l'agenda du responsable et de son adjoint
- Organiser les réunions demandées et en assurer la logistique (invitations, réservation de salle, préparation des documents)
- Rédiger des courriers et des projets de notes
- Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature du responsable et de son adjoint et en assurer l'expédition si nécessaire
- Assurer la liaison avec les autres secrétariats du service et la direction
- Mettre en place des tableaux statistiques pour l'équipe
- Organiser la documentation de l'unité de travail et en assurer la mise à jour
- Assurer le suivi des commandes et contribuer à la gestion logistique (locaux - matériel)
Suivi des dossiers des enfants confiés :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires
- Assurer les tâches de rédaction, traitement de texte, ouverture, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques (IODAS WEB)
- Saisir les mesures judiciaires d'action éducative en milieu ouvert
- Être garant du suivi du dossier administratif (frappe des rapports, notes) et du respect des échéances
- Être garant de l'instruction des demandes liées à la CPAM et des besoins de mise à jour (CMU)
- Élaborer des statistiques et saisir les données
- Collaborer avec tous les partenaires internes et externes, coordonner et transmettre les informations, prendre les rendez-vous (Juge des enfants, parents, services de police, structures d'accueil, assistants familiaux)
- Préparer différentes réunions, y participer et rédiger des comptes-rendus
Financement des prestations :
Assurer en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir :
- La paie des assistants familiaux,
- Le versement des prix de journées des structures d'accueil,
- Le paiement des prises en charges spécifiques des enfants confiés (prise en charge thérapeutique)
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