Technicien documentaire h/f

RESPONSABILITÉS :

Vous serez responsable des missions suivantes :
COURRIER PHYSIQUE
- Collecte et distribution du courrier postal auprès des managers
GESTION DOCUMENTAIRE COURANTE
- Gestion des documents entrants :
o réception et tri des documents
o affectation, numérisation, enregistrement en GED et diffusion
o extension de diffusion et diffusion complémentaire
- Activités ponctuelles liées à la gestion documentaire :
o Numérisation de documents (formats A4, A3).
o Suivi et organisation des demandes de reprographie
o Tri et enregistrement de documents de l'unité en GED (reprise de boîte d'archivage papier par exemple)
o Rédaction de courrier
o Suivi de prédiffusion
DIGITALISATION DES DOCUMENTS
- Vérification, enregistrement et affectation dans une GED
- Créer de document technique avec ajout d'annexe si nécessaire
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET GESTION DES REVUES
- Préparation de dossier de notes et d'études en vue d'intégration dans l'ECM
- Gestion des revues papier : réception et diffusion auprès des abonnés par circulation de pochettes
- Archivages des revues
MISE EN FORME DES DOCUMENTS
- Assistance à la mise en forme des documents et des renditions dans la GED
- Contrôle des champs dans la GED
- Passage du document de l'état Brouillon à l'état Préliminaire dans la GED
- Préparation / complétude de liste de diffusion dans la GED
REPROGRAPHIE - ARCHIVES
ASSISTANCE AUX UTILISATEURS
- Gestion et suivi des incidents,
- Assistance/conseil auprès des utilisateurs
- Création et suivi des demandes
- Communication et documentation sur les outils documentaires
- Animation de formations
- Gestion des modèles documentaires
- Sollicitations ponctuelles
Le poste est à pourvoir à temps partiel 80%

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation : BAC+2/3 minimum en gestion documentaire, vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine.
- Très bonnes compétences rédactionnelles.
- Vous êtes force de proposition et votre aptitude au travail d'équipe ainsi que vos qualités d'écoute et d'analyse seront des atouts essentiels dans la bonne de réalisation des missions.
- Maîtrise des outils collaboratifs : Teams, SharePoint, Outlook, OneNote...

Experience: Débutant accepté

Qualification: Agent de maîtrise

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités... Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées ...