Directrice, directeur de l’administration générale

Responsable de l’Administration Générale

Contribue à la définition des orientations de la collectivité et à l’élaboration, sous la responsabilité de l’équipe politique, d’un projet partagé par toutes les parties prenantes de l’action publique.

Dirige les services et pilote l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies.

ACTIVITES PRINCIPALES
- Participation à la définition du projet global de la collectivité et à sa stratégie de mise en œuvre
- Élaboration et pilotage de la stratégie de gestion et d’optimisation des ressources
- Impulsion et conduite des projets stratégiques intégrant innovation et efficience des services
- Structuration et animation de la politique managériale de la collectivité en lien avec l’exécutif
- Représentation institutionnelle et négociation avec les acteurs du territoire

SPECIFICITES DU METIER

Situation fonctionnelle

Structures communales de la ville de Bessières (Mairie / Centre Communal d’Action Sociale – EHPAD / Cuisine Centrale)

Autonomie et responsabilité

 Discrétion

 Neutralité

 Sens du service public

 Devoir de réserve

 Large autonomie dans la mise en œuvre des orientations et dans la définition des priorités d’action

 Force de proposition auprès de l’autorité territoriale

 Participations aux choix stratégiques, tactiques et organisationnels

 Garant de la régularité juridique des actes et décisions pris par l’exécutif

 Garant de l’information des élus sur la conduite du projet de la collectivité (contraintes, risques, etc.)

 Garant de la gestion des ressources (juridiques, humaines et matérielles) et de l’organisation de la collectivité

Relations fonctionnelles

 Echanges permanents et directs avec l’autorité territoriale et les élus

 Animation du comité de direction et communication régulière avec les collaborateurs

 Participation aux instances de gouvernance de la collectivité

 Coopération avec les institutions et les partenaires

 Représentation de la collectivité

Conditions particulières d’exercice

 Gestion du temps arythmique : horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations des services

 Rythme de travail soutenu, pics d’activité liés aux échéances de la collectivité, à l’agenda de l’élu, aux imprévus

 Disponibilité

 Travail en bureau

 Equipements de protection individuels (EPI) selon dispositions du document unique d’évaluation des risques professionnels

 Déplacements fréquents

Conditions d’accès/Niveau d’expérience requis

 Formation bac + 3 à bac + 5 en lien avec les collectivités territoriales

Participation à la définition du projet global de la collectivité et à sa stratégie de mise en œuvre

 Diagnostiquer les enjeux, forces et faiblesses du territoire et de la collectivité

 Conseiller les élus dans la rédaction du projet stratégique pour développer et aménager le territoire et dans la définition du niveau de service

 Déterminer les conditions de faisabilité des objectifs politiques, apprécier les risques juridiques et financiers, négocier les modalités de mise en œuvre des projets

 Promouvoir les projets de la collectivité

 Mise en œuvre, pilotage de l’évaluation des politiques et projets de la collectivité : évaluer et optimiser la qualité des relations de la collectivité avec les publics, évaluer les effets des politiques publiques

 Impulsion et conduite des projets stratégiques : s’assurer d’une approche transversale des politiques publiques (mode projet), planifier les projets et les répartir, veiller au respect des délais, favoriser l’avancée des projets et arbitrer, optimiser l’allocation des ressources, rendre compte à l’exécutif et l’alerter

 Coordination des calendriers des assemblées et de la planification des sujets traités en lien avec l’exécutif, coordonner et sécuriser la préparation des assemblées

Structuration et animation de la politique managériale en lien avec l’exécutif et conduite du dialogue social

 Diagnostiquer et adapter l’organisation, élaborer et conduire le projet managérial

 Élaborer le projet d’administration de la collectivité

 Porter et incarner, aux côtés des élus, les valeurs de l’organisation

 Mobiliser et s’assurer de la motivation des équipes et fédérer autour du projet

 Structurer et conduire le dialogue et le travail avec les représentants du personnel, animer les instances paritaires

 Assurer une veille stratégique, réglementaire et prospective

Pilotage de l’équipe de direction et supervision du management des services

 Organiser et structurer la gouvernance de l’administration, animer l’équipe de direction

 Porter et conduire le changement dans une logique entrepreneuriale,

 Décliner le projet d’administration en projets de service et mobiliser les synergies

 Structurer la communication interne

 Favoriser un climat social apaisé et respectueux, basé sur le dialogue et la prévention/résolution d’éventuels conflits

 Impulser et coconstruire avec l’équipe de direction la politique Ressources Humaines de la collectivité

 Impulser une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

 Piloter et contrôler le dispositif hygiène, sécurité et santé au travail

 Construire un dispositif de veille sociale interne

 Informer et rendre compte aux élus et solliciter les arbitrages de l’exécutif

 Contrôler et évaluer les résultats et rendre compte à l’autorité territoriale des performances

Elaboration d’une stratégie de d’optimisation des ressources

 Élaborer une stratégie financière et veiller au respect des règles de gestion budgétaire

 Identifier les marges de manœuvre financières et les seuils d’alerte

 Décliner les orientations pour l’élaboration et l’exécution du budget

 Proposer les arbitrages sur les financements et les modes de gestion

 Maîtriser l’évolution des effectifs et de la masse salariale

 Piloter le système d’information

 Piloter l’élaboration des outils/dispositifs de contrôle interne, de pilotage et d’aide à la décision

 Optimiser les moyens pour améliorer la performance et la qualité des services au public

 Informer les élus et solliciter les arbitrages de l’exécutif

 Contrôler et piloter les rapports contractuels avec les partenaires

 Maîtriser les différentes catégories de risques liées aux actions engagées

 Sécuriser les actes juridiques de la collectivité et garantir la bonne application des procédures

Représentation institutionnelle et négociation avec les acteurs du territoire

 Développer des logiques de co-production de l’action publique

 Représenter la collectivité auprès des acteurs et partenaires

Savoirs professionnels

 Environnement territorial, enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques

 Processus de décision des exécutifs locaux

 Modes de gestion des services publics locaux

 Principes du management

 Principes du développement et de l’aménagement local

 Méthodes d’analyse et de diagnostic

 Partenaires institutionnels, publics et privés de la collectivité

 Méthodologie et outils du management par objectif, ingénierie de projet

 Communication interpersonnelle

 Méthodes et outils d’évaluation des politiques publiques

 Statut de la fonction publique territoriale (FPT)

 Risques juridiques et financiers liés à la gestion locale

 Maitrise des finances locales

Savoirs Généraux

 Sociologie des organisations publiques

 Cadre juridique et conventionnel

 Droit privé applicable

 Gestion financière et contrôle de gestion

 Analyse d’indicateurs et mesure d’écarts

 Règles et procédures budgétaires et comptables de la comptabilité publique M57

 Réglementation fiscale (subventions, délégations)

 Architecture des systèmes d’information

 Techniques d’animation et de dynamique de groupes

 Techniques de communication internes/externes

 Méthodes et techniques de concertation et de négociation

 Techniques du marketing territorial

 Gestion des ressources humaines

 Capacité d’expression et de communication

 Aptitudes rédactionnelles

SAVOIR ETRE / APTITUDES

 Réelles qualités d'animation, écoute et de dialogue

 Disponibilité et polyvalence

 Grande rigueur et sens de l'organisation.

 Qualités rédactionnelles avérées.

 Qualités rédactionnelles

 Sens du service public

 Discrétion

 Devoir de réserve