Technicien en gestion administrative (h/f)

Informations générales

Intitulé de l'offre : Technicien en gestion administrative (H/F)
Référence : UMR6620-VALERIE-016
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : AUBIERE
Date de publication : lundi 17 février 2025
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 2 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : à partir de 2280€ brut mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : BAC
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Au sein de la cellule secrétariat/gestion du laboratoire de Mathématiques, la personne recrutée assurera des activités de secrétariat, gestion et d'assistance technique et logistique pour des équipes de recherche. Il s'agit d'un contrat de 2 mois avec possibilité de 2 mois de prolongation.

Activités

Dans le cadre du projet/de vos missions, vous serez amené(e) à :
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité (rédaction de lettres, attestations, mise en forme de documents pour diffusion, affichage lié aux activités de l'unité) ;
- Accueillir et informer les personnels et les invités des équipes confiées ;
- Organiser d'un point de vue administratif et pratique les déplacements des membres des équipes affectées et la venue des invités (chargé de voyage pour l'organisation des missions en respectant les règles des marchés transport et hébergement, inscriptions aux colloques, saisie et suivi des engagements des missions sur les outils dédiés des
⁃ Mettre en œuvre des procédures de gestion des équipes affectées : suivi de l'exécution du budget des équipes, saisie des commandes, contrôles des livraisons, traitement des services faits, travail en collaboration avec les services facturiers pour le traitement des factures ;
⁃ Consulter, organiser et alimenter les bases de données RH et financières des équipes affectées - Renseigner des tableaux de bord budgétaires internes des équipes affectées selon les instructions reçues ;
- Gérer les aspects logistiques liés au bon fonctionnement des équipes affectées : locaux, matériels, fournitures...
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et des invités : nombreux contacts avec les prestataires de services (les agences de voyages et autres fournisseurs, les services administratifs des tutelles (UCA/CNRS) et autres administrations (unités en France ou à l'étranger, Région, Préfecture) ;
- Participer à l'organisation des séminaires d'équipes et des rencontres (colloques, confé
- Procéder à l'archivage des pièces administratives

Compétences

► Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
⁃ Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative ;
⁃ Notions de base en gestion budgétaire et comptable. - La connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur serait un plus
► Savoir-faire opérationnels
⁃ Savoir Informer et rendre compte ;
⁃ Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
⁃Savoir utiliser des logiciels de gestion et des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie) et rechercher une information sur internet
⁃ Etre capable de planifier son activité ;
⁃ Travailler en équipe ;
⁃ Entretenir un bon contact et un échange constant avec de nombreux interlocuteurs de statuts et nationalités différentes, savoir s'adapter à ces différents interlocuteurs tant lors des échanges écrit qu'oraux ;
- Respecter la confidentialité des dossiers des personnels ;
- Etre force de proposition en vue d'apporter des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
- Des compétences en anglais seraient appréciées : compréhension, échanges et écritures de textes et messages simples

Contexte de travail

Le laboratoire de mathématiques est une unité mixte de recherche dont les tutelles sont le Centre national de la recherche scientifique et l'Université Clermont-Auvergne. Il est situé sur le campus des Cézeaux à Aubière en banlieue de Clermont-Ferrand. Le laboratoire de mathématiques comprend 60 chercheurs et enseignants-chercheurs permanents, 20 chercheurs non permanents et 7 personnels de soutien administratif et technique. Il accueille chaque année une centaine d'invités pour des périodes de courtes à moyenne durée. Le laboratoire est structuré en quatre équipes de mathématiques fondamentales et appliquées. Interviennent en soutien une cellule informatique, une bibliothèque et une cellule secrétariat/gestion. C'est dans cette cellule secrétariat/gestion que sera affectée la personne recrutée sous la responsabilité de la gestionnaire et du directeur du laboratoire. Ses interlocuteurs privilégiés, outre la responsable administrative et le directeur du laboratoire, seront les responsables des équipes dont elle aura la charge. La personne recrutée bénéficiera des formations nécessaires à l'apprentissage des procédures et logiciels spécifiques du CNRS et de l'Université Clermont-Auvergne (UCA).

Contraintes et risques

- Station assise prolongée ;
- Travail prolongé sur écran ;
- acuité auditive
- attention prolongée dans des tâches polyvalentes